Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das Memorandum: Ihr Vereinbarungsformular für Veranstaltungen

Diese Anleitung erklärt, was das Memorandum ist und wozu es dient. Sie legen Ihre Zusatzklauseln einmal fest und drucken das Memorandum dann aus jeder Reservierung mit einer einzigen Schaltfläche.

Für wen ist es gedacht?

Das Memorandum erscheint bei Hochzeitssälen, Eventlocations und Veranstaltern. Es ist in allen Tarifen ohne Aufpreis verfügbar.

Was ist das Memorandum und wozu dient es?

Das Memorandum ist ein Ausdruck mit dem Titel „MEMORANDUM / MUTABAKAT FORMU“ (auf Deutsch „MEMORANDUM / VEREINBARUNG“), der alles, was Sie in der Reservierung mit dem Kunden vereinbart haben, auf einer Seite zusammenfasst. So haben beide Seiten vor der Veranstaltung denselben Stand zu Datum, Paket, Extras und Zahlung. Er enthält:

Kundendaten: vollständiger Name (mit Partnername, falls gespeichert), Personalausweisnummer (TC), Telefon, E-Mail und Adresse.
Veranstaltungsdaten: Datum, Uhrzeit, Programm, Paket/Leistung und die im Formular ausgefüllten Branchenfelder (z. B. Gästezahl, Konzept).
Servicepartner, Lösungspartner, Extrawünsche und Notizen.
Finanzübersicht: Paketbetrag, Extras, Rabatt, MwSt., Gesamtbetrag, bezahlter und offener Betrag.
Die in den Einstellungen festgelegten Zusatzklauseln und ganz unten ein Bereich für Name sowie Datum/Unterschrift des Bevollmächtigten Ihres Unternehmens.

Achtung: Auch die Notizen im Formular und die Honorare Ihrer Servicepartner werden gedruckt: „Kundennotizen“ erscheinen als „Kundennotiz“, „Reservierungsnotizen“ als „Notiz des Unternehmens“. Prüfen Sie den Ausdruck, bevor Sie ihn dem Kunden geben.

Zusatzklauseln einmal festlegen

Die Regeln, die unter jedem Memorandum stehen sollen (z. B. Nutzungsdauer des Saals oder Frist für Menüänderungen), schreiben Sie einmal; danach erscheinen sie automatisch auf jedem Ausdruck.

1Öffnen Sie die Einstellungen (auf einem breiten Bildschirm in der Gruppe „System“ des linken Menüs, auf dem Smartphone im Menü „Alle“).
2Tippen Sie auf die Karte „Storno- & Vorauszahlungsrichtlinien“. Das Fenster, das sich öffnet, heißt „Storno, Vorauszahlung & Memorandum“.
3Schreiben Sie Ihre Klauseln in das Feld „Memorandum — Zusatzklauseln“; jede Zeile können Sie als eigene Klausel formulieren.
4Tippen Sie auf „Speichern“.

Achtung: Die „Stornorichtlinie“ und die Vorauszahlungsfelder werden nicht auf das Memorandum gedruckt. Sollen Ihre Storno- und Anzahlungsbedingungen auf dem Ausdruck stehen, schreiben Sie sie ebenfalls in das Feld für die Zusatzklauseln.

Tipp: Die Klauseln werden genau so gedruckt, wie Sie sie schreiben, und nicht automatisch nummeriert. Für Nummern oder Aufzählungszeichen setzen Sie diese selbst an den Zeilenanfang.

So drucken Sie das Memorandum

1Füllen Sie die Reservierung aus und speichern Sie sie. Tippen Sie im Fenster „Ihre Reservierung wurde gespeichert“ auf „Memorandum“.
2Für einen späteren Ausdruck öffnen Sie die Reservierung und tippen unten in der Karte „Vertrag & Aktionen“ auf „Memorandum“ (bei Reservierungen im Status Angebot heißt die Karte „Angebotsaktionen“).
3Im Web-Panel öffnet sich das Memorandum in einem neuen Tab und das Druckfenster des Browsers erscheint. In der Smartphone- und Tablet-App öffnet sich das Druck-/PDF-Fenster Ihres Geräts.
4Drucken Sie es aus oder speichern Sie es über das Druckfenster als PDF.

Tipp: Das Memorandum wird aus den Angaben erstellt, die gerade im Formular stehen, und nicht gesondert gespeichert. Haben Sie etwas geändert, tippen Sie zuerst auf „Speichern“ und drucken Sie dann neu.

Übergabe an den Kunden und Unterschrift

Ajandam bietet keine elektronische Signatur, und das Memorandum hat keinen Freigabelink.
Sie können es ausdrucken und übergeben oder als PDF speichern und selbst per E-Mail oder WhatsApp senden.
Unten im Dokument stehen der Satz „Dieses Memorandum wurde vom Bevollmächtigten des Unternehmens genehmigt.“ und nur für den Bevollmächtigten Ihres Unternehmens ein Bereich für Name und Datum/Unterschrift; ein Unterschriftsfeld für den Kunden gibt es nicht.
Brauchen Sie ein Dokument, das Ihr Kunde unterschreibt, verwenden Sie einen Vertrag: Die Vertragsseite hat getrennte Unterschriftsfelder für Kunde und Unternehmen, und Sie können sie ausdrucken und unterschreiben lassen.

Sprache und Logo des Dokuments

Das Memorandum wird je nach „Kundensprache (Dokumente, Währung und Vorwahl)“ im Reservierungsformular auf Türkisch, Englisch, Deutsch, Russisch oder Arabisch erstellt – unabhängig davon, in welcher Sprache Sie die App nutzen.
Überschriften und Standardtexte werden in die gewählte Sprache übersetzt. Namen der Branchenfelder, Ihre Zusatzklauseln, Paketnamen und Notizen bleiben so, wie sie geschrieben wurden.
Beträge erscheinen in der Währung der Reservierung.
Oben im Dokument stehen Ihr Firmenname und Ihr Logo. Das Logo laden Sie unter Profil > „Marke & Fotos“ im Bereich „Markenlogo“ hoch.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Memorandum und Vertrag?

Ein Vertrag entsteht aus einer Vorlage, die Sie unter „Verträge / Formulare“ anlegen, und kann dem Kunden als Link geschickt werden. Das Memorandum braucht keine Vorlage: Es ist ein sofort aus den Reservierungsdaten erzeugter Vereinbarungsausdruck und kann nur gedruckt oder als PDF gespeichert werden.

Ich sehe die Schaltfläche „Memorandum“ nicht.

Die Schaltfläche erscheint nur bei Hochzeitssälen, Eventlocations und Veranstaltern und erst, nachdem die Reservierung gespeichert wurde. Tippen Sie bei einer neuen Reservierung zuerst auf „Speichern“; prüfen Sie Ihre Branche in den Einstellungen.

Warum steht meine Stornorichtlinie nicht im Memorandum?

Die „Stornorichtlinie“ und die Vorauszahlungsfelder werden nicht auf das Memorandum gedruckt. Damit diese Bedingungen auf dem Ausdruck stehen, schreiben Sie sie im selben Fenster in das Feld „Memorandum — Zusatzklauseln“.

Wird das Memorandum gespeichert? Finde ich es später wieder?

Das Memorandum wird nicht gesondert gespeichert. Sie können die Reservierung jederzeit öffnen und über „Memorandum“ einen neuen Ausdruck mit den aktuellen Angaben erstellen. Möchten Sie genau die Fassung aufbewahren, die der Kunde erhalten hat, speichern Sie sie als PDF.

Ich habe im Web-Panel auf „Memorandum“ getippt, aber es öffnete sich kein Druckfenster.

Das Memorandum öffnet sich in einem neuen Browser-Tab. Blockiert Ihr Browser Pop-ups, öffnet sich der Tab eventuell nicht; erlauben Sie über den Hinweis in der Adressleiste Pop-ups für panel.ajandam.app und versuchen Sie es erneut.

Legen Sie jetzt Ihre Zusatzklauseln fest

Öffnen Sie im Panel Einstellungen > Storno- & Vorauszahlungsrichtlinien und schreiben Sie Ihre Memorandum-Klauseln einmal; danach stehen sie automatisch auf jedem Ausdruck.

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