Unser umfassender Leitfaden, um Ajandam optimal zu nutzen. Vom Einstieg bis zu den erweiterten Funktionen wird alles Schritt für Schritt erklärt.
Kapitel 1
Rufen Sie ajandam.app auf oder öffnen Sie die mobile App und tippen Sie auf "Jetzt starten". Die Registrierung erfolgt in 3 Schritten: In Schritt 1 geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihren Firmennamen ein. In Schritt 2 wählen Sie aus der unten aufgeführten Branchenliste die für Ihr Unternehmen passende Branche aus. In Schritt 3 legen Sie Ihr Passwort fest und schließen die Registrierung ab. Zur Verifizierung wird ein Link per WhatsApp oder wahlweise ein SMS-Code an Ihr Telefon gesendet.
Statt E-Mail + Passwort können Sie sich mit einem Klick über Ihr Google-, Apple- oder Microsoft-Konto registrieren. Nach der ersten Anmeldung vervollständigen Sie Branche und Unternehmensdaten im Onboarding-Assistenten. Bei der Anmeldung mit Apple wird unter iOS der native "Sign in with Apple"-Ablauf verwendet, unter Android und im Web eine OAuth-Browserweiterleitung.
Bei der Registrierung wählen Sie aus 27 verschiedenen Branchen: Kosmetiksalon, Foto-/Videostudio, Hochzeitslocation, Klinik, Zahnarzt, Tierarzt, Bildungszentrum, Spa & Massage, Eventagentur, Teppichreinigung, Service & Reparatur und weitere. Die Branchenauswahl bestimmt automatisch die Terminologie (z. B. "Termin" statt "Reservierung", "Patient" statt "Kunde"), die Formularfelder und die speziellen Module (Galerieverwaltung nur im Fotostudio, Warteliste nur in passenden Branchen usw.). Sie können die Branche später unter Einstellungen > Unternehmensdaten ändern.
Nach der Kontoerstellung erscheint im Dashboard ein Einrichtungsassistent mit 4-5 Schritten: Arbeitszeiten, Leistungsliste (Ihre Leistungen + Preise), Mitarbeiter hinzufügen (Plus/Pro-Tarif) sowie Logo/Unternehmensbilder. Sie können den Assistenten überspringen und ihn jederzeit über die Einstellungen abschließen. Ihr Fortschritt in Prozent wird oben in der Ecke des Dashboards angezeigt.
Wenn Sie ein iPhone oder Android-Gerät nutzen, fragt das System beim ersten Start "Möchten Sie vorhandene Termine importieren?" und bietet an, die Termine aus der Kalender-App Ihres Telefons (einschließlich iCloud-, Gmail- und Outlook-Konten) nach Ajandam zu übertragen. Wenn Sie zustimmen, wählen Sie aus, welche Kalender und die Termine welcher Jahre übertragen werden sollen. Details finden Sie in Kapitel 18.
Fügen Sie unter Einstellungen > Unternehmensdaten und Einstellungen > Bilder den Firmennamen, die Adresse, die Steuernummer, die IBAN, das Rechnungslogo, das Markenlogo sowie das Rechnungs-/Vertragsbild hinzu. Logo und Adressdaten werden automatisch in Rechnungs-PDFs, Vertragsvorlagen und Kundenbenachrichtigungen verwendet.
Kapitel 2
Wählen Sie im linken Menü "Reservierungen" > "Neue Reservierung" oder klicken Sie auf eine freie Stelle im Kalender. Wählen Sie den Kunden aus oder legen Sie einen neuen an, und bestimmen Sie Leistung, Mitarbeiter und Uhrzeit. Bei Auswahl einer Leistung werden Preis und Dauer automatisch übernommen — beides ist änderbar. Branchenspezifische Zusatzfelder (Shooting-Location, Hochzeitslocation usw.) erscheinen am Ende des Formulars.
Halten Sie in der Tages-/Wochenansicht des Kalenders ein beliebiges Zeitfenster gedrückt (Long-Press). Im kompakten Formular, das sich unten öffnet, wählen Sie Kundenname + Telefon, Leistung und Uhrzeit und speichern innerhalb von Sekunden. Ist der Kunde noch nicht erfasst, wird durch Eingabe von Name und Telefonnummer automatisch ein neues Konto angelegt. Das Formular speichert standardmäßig mit 1 Stunde Dauer; für eine detailliertere Bearbeitung wechseln Sie mit der Schaltfläche "Detailliert" zum vollständigen Formular.
In der Tages- oder Wochenansicht des Kalenders können Sie einen Reservierungsblock gedrückt halten und verschieben. Wenn Sie den Block in ein neues Zeitfenster ziehen, wird die Uhrzeit automatisch aktualisiert; die Dauer der Leistung bleibt erhalten. Wiederkehrende, mehrtägige oder stornierte Reservierungen lassen sich nicht verschieben. Gibt es zur neuen Uhrzeit eine Überschneidung, öffnet sich ein Bestätigungsdialog — Sie können fortfahren oder abbrechen.
Wählen Sie in der Kalenderansicht ein passendes Zeitfenster. Das System prüft automatisch die Verfügbarkeit des ausgewählten Mitarbeiters. Bei einer Terminüberschneidung wird eine Warnung angezeigt. In der Tages-/Wochenansicht wird der Status des Blocks (Ausstehend/Bestätigt/Storniert/Abgeschlossen) durch Farbcode und Symbol dargestellt; unbezahlte bestätigte Reservierungen sind mit einem orangefarbenen Badge markiert.
Erstellen Sie mit der Option "Wiederholen" im Formular Reservierungen, die wöchentlich, monatlich oder nach einer eigenen Regel wiederkehren. Mit "Mehrtägig" definieren Sie eine Reservierung mit unterschiedlichem Start- und Enddatum (Veranstaltung, Camp, mehrteiliges Shooting). Über das Feld "Zusätzliche Termine" können Sie Nebenveranstaltungen (Anprobe, Shooting-Vorbereitung usw.) hinzufügen.
Füllen Sie die branchenspezifischen Zusatzfelder aus (z. B. Shooting-Location beim Fotostudio, Locationdetails bei Hochzeiten, Protokollnummer in der Klinik). Ergänzen Sie Notizen, den Anzahlungsbetrag und Vertragsangaben. Diese Felder erscheinen automatisch in der Reservierungsansicht sowie in Rechnungs- und Vertrags-PDFs.
Nachdem eine Zahlung für eine Reservierung eingegangen ist, ändert sich der Betrag der Reservierung nicht mehr, selbst wenn sich Ihr Leistungspreis ändert ("Snapshot"-Prinzip). So werden die Kassenbuchungen früherer Reservierungen nicht von aktuellen Preisänderungen beeinflusst. Den aktuellen Preis einer Leistung entnehmen Sie dem Hauptdatensatz der Leistung; der in die Reservierung eingehende Betrag ist der Snapshot-Preis zum Zahlungszeitpunkt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern". Das System sendet automatisch eine Bestätigungsnachricht per WhatsApp oder SMS (Plus-Tarif erforderlich). Die Reservierung wird sofort in den Kalender eingetragen. Sind Push-Benachrichtigungen aktiviert, werden der Inhaber und der zugewiesene Mitarbeiter umgehend benachrichtigt.
Kapitel 3
Wechseln Sie mit den Schaltflächen oben rechts zur Tages-, Wochen- oder Monatsansicht. Jede Ansicht bietet eine andere Planungsperspektive. Dieselben Ansichten stehen auch in der mobilen App zur Verfügung.
Klicken Sie auf eine beliebige Reservierung im Kalender, um das Detailfenster zu öffnen. Von dort gelangen Sie zu den Kundendaten, dem Zahlungsstatus und der Vorgangshistorie.
Filtern Sie nach Mitarbeiter, Status oder Leistungsart. In der Ansicht "Alle Mitarbeiter" werden die Kalender aller Mitarbeitenden nebeneinander angezeigt. Feiertage und geschlossene Zeiten können markiert werden.
Wenn Sie im Kalender auf ein freies Zeitfenster klicken, öffnet sich das Schnellreservierungsformular. Durch Eingabe der Basisdaten fügen Sie innerhalb von Sekunden eine neue Reservierung hinzu.
Kapitel 4
Wählen Sie im Menü "Kunden" den Punkt "Neuer Kunde". Geben Sie Basisdaten wie Name, Telefon, E-Mail und Geburtsdatum ein. Nach dem Anlegen des Kundendatensatzes werden alle Reservierungen mit diesem Profil verknüpft.
In den Branchen Hochzeitslocation, Festsaal, Foto-/Videostudio und Brautmoden erscheint im Kundendatensatz das optionale Feld "Partnername". Heißt die Braut beispielsweise "Ayşe" und der Bräutigam "Mehmet", werden beide nach dem Speichern in Kalender- und Kontolisten im Format "Ayşe & Mehmet" angezeigt. Bleibt der Partnername leer, wird nur der Kundenname verwendet. Diese Funktion können Sie über den Schalter Einstellungen > Unternehmensdaten > "Partnernamen verwenden" ein- und ausschalten.
Über den Reiter "Dokumente" im Kundenprofil können Sie Dateien des Kunden (Ausweis, Vertrag, ärztliches Attest, Zahlungsbeleg usw.) hochladen. Unterstützt werden die Formate PDF, JPG und PNG. Ergänzen Sie einen Dokumenttitel und optional eine Notiz. Hochgeladene Dokumente werden in einem sicheren Speicher abgelegt und der Link kann geteilt werden, sofern der Kunde einwilligt.
Jedes Kundenprofil enthält einen Notizbereich. Halten Sie hier Vorlieben, Allergieinformationen, Sonderwünsche oder wichtige Hinweise fest. Die Notizen dienen beim nächsten Besuch als Erinnerung.
Wechseln Sie im Kundenprofil zum Reiter "Konto", um Zahlungshistorie, offenen Saldo und Anzahlungen einzusehen. Die Saldobewegungen lassen sich nach Datum filtern.
Gruppieren Sie Kunden durch Tags: VIP, Stammkunde, lange nicht mehr da gewesen. Mit Tags können Sie Sammelnachrichten versenden und Kampagnen gezielt ausrichten.
Kapitel 5
Wird mit dem Plus-Tarif aktiviert. Aktivieren Sie WhatsApp-Benachrichtigungen unter Einstellungen > Benachrichtigungen. Passen Sie die Vorlagen für Bestätigungs-, Erinnerungs- und Stornierungsnachrichten an. Wählen Sie den Erinnerungszeitpunkt (1, 3, 24 oder 48 Stunden vorher).
Mit dem Plus-Tarif nutzbar. Verwenden Sie dieselben Vorlagen wie bei WhatsApp oder speziell für SMS verfasste Kurztexte. Ihr Nachrichtenguthaben verfolgen Sie unter Einstellungen > Nachrichtenverwaltung.
Erteilen Sie nach dem Herunterladen der mobilen App die Benachrichtigungsberechtigung. Es gibt über 16 automatisch ausgelöste Benachrichtigungsarten: neue Reservierung, Reservierungsänderung, Reservierungsstornierung, Zahlung erhalten, Zahlung gelöscht, Ausgabe hinzugefügt, Rechnung ausgestellt/erhalten, Kunde angelegt, Galerie veröffentlicht, Vertrag unterschrieben, Aufgabe zugewiesen, Fälligkeitsdatum einer Aufgabe rückt näher sowie Tageszusammenfassung. Wenn Sie ein Konto auf mehreren Geräten nutzen (Telefon + Tablet), erhält jedes Gerät seine eigene Benachrichtigung. Welche Benachrichtigungen aktiv sind, verwalten Sie für jede Art einzeln unter Einstellungen > Benachrichtigungen > Push.
Wenn Sie dasselbe Konto auf zwei Geräten öffnen (z. B. Telefon + Tablet), erhalten beide Geräte Benachrichtigungen. Ajandam speichert das FCM-Token jedes Geräts als eigenen Datensatz; beim Abmelden wird das Token von diesem Gerät gelöscht. Meldet sich derselbe Nutzer vorübergehend auf dem Gerät einer anderen Person an, wird das Token automatisch erneuert.
Unter Einstellungen > E-Mail-Konfiguration können Sie E-Mail-Benachrichtigungen über Gmail, Outlook, Yandex oder Ihre eigene Domain versenden. Wählen Sie Ihren Anbieter und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr App-Passwort ein. Das System testet und konfiguriert die Verbindung automatisch.
Kapitel 6
Um mit Gmail E-Mails zu versenden, müssen Sie ein "App-Passwort" erstellen. Schritte: 1) Aktivieren Sie die Bestätigung in zwei Schritten für Ihr Google-Konto (myaccount.google.com/security). 2) Rufen Sie myaccount.google.com/apppasswords auf. 3) Wählen Sie unter "App auswählen" die Option "Andere" und geben Sie "Ajandam" ein. 4) Klicken Sie auf "Erstellen" — Sie erhalten ein 16-stelliges Passwort. 5) Fügen Sie dieses Passwort in den Einstellungen von Ajandam in das Feld "App-Passwort" ein. Hinweis: Dieses Passwort unterscheidet sich von Ihrem Gmail-Passwort und wird ausschließlich für Ajandam verwendet.
Um mit Ihrem Outlook-, Hotmail- oder Live-Konto E-Mails zu versenden: 1) Wählen Sie in den Ajandam-Einstellungen den Anbieter "Outlook". 2) Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. 3) Geben Sie Ihr Kontopasswort oder App-Passwort ein. Hinweis: Ist die zweistufige Verifizierung aktiv, müssen Sie in Ihrem Microsoft-Konto ein App-Passwort erstellen (account.microsoft.com/security).
Um mit Yandex Mail E-Mails zu versenden: 1) Öffnen Sie in Ihrem Yandex-Konto unter Mail-Einstellungen > Sicherheit den Bereich "App-Passwörter". 2) Erstellen Sie ein neues App-Passwort. 3) Wählen Sie in den Ajandam-Einstellungen "Yandex" und geben Sie E-Mail-Adresse und App-Passwort ein.
Um E-Mails über Ihre eigene Domain zu versenden, holen Sie die SMTP-Daten bei Ihrem Hosting-Anbieter ein: Serveradresse (z. B. mail.ihrefirma.com), Port (meist 587 oder 465), Verschlüsselung (TLS/SSL), Benutzername und Passwort. Geben Sie diese Daten in den Ajandam-Einstellungen unter der Option "Eigene Domain" ein.
Kapitel 7
Ajandam versendet WhatsApp- und SMS-Benachrichtigungen speziell für Ihr Unternehmen. Reservierungsbestätigungen, Erinnerungen, Stornierungen und Zahlungsbenachrichtigungen werden Ihren Kunden automatisch zugestellt. Es ist keine Einrichtung erforderlich — kaufen Sie einfach ein Nachrichtenpaket und legen Sie sofort los. Die Benachrichtigungen werden unter dem Absendernamen "Ajandam App" versendet.
Wählen Sie unter Einstellungen > SMS/WhatsApp-Benachrichtigungen aus, welche Benachrichtigungen versendet werden. Vorlagen für Reservierungsbestätigung, Erinnerung (1 Stunde, 1 Tag vorher), Stornierungshinweis und Zahlungsbeleg sind bereits vorhanden. Sie können die Vorlageninhalte anpassen und dynamische Felder wie Kundenname, Datum und Uhrzeit einfügen.
Mit dem Pro-Tarif können Sie Benachrichtigungen über Ihre eigene WhatsApp-Business-Nummer versenden. Die Nachrichten werden unter Ihrem Firmennamen zugestellt. Einrichtung: 1) Erstellen Sie ein Meta-Business-Suite-Konto (business.facebook.com). 2) Legen Sie bei Meta Developers eine App an und fügen Sie das WhatsApp-Produkt hinzu. 3) Verbinden und verifizieren Sie Ihre geschäftliche Telefonnummer. 4) Erstellen Sie Ihre Nachrichtenvorlagen und lassen Sie sie von Meta freigeben. 5) Erstellen Sie ein Permanent Access Token. 6) Geben Sie unter Ajandam Einstellungen > Benachrichtigungskanäle die WABA-ID, die Phone Number ID und das Token ein. 7) Prüfen Sie mit "Verbindung testen" — Ihre Vorlagen werden automatisch abgerufen.
Zur ausführlichen, bebilderten Anleitung →Mit dem Pro-Tarif können Sie Ihre eigene SMS-Leitung verbinden — neben NetGSM werden auch İleti Merkezi, Vatan SMS und Verimor unterstützt. Die SMS werden unter dem eigenen Absendernamen Ihres Unternehmens zugestellt. Wählen Sie Ihren Anbieter unter Ajandam Einstellungen > Benachrichtigungskanäle, geben Sie Ihre Daten ein und prüfen Sie mit "Verbindung testen" — Ihr Kontoguthaben wird automatisch abgefragt.
Zur ausführlichen, bebilderten Anleitung →Auch wenn Sie Ihre eigene Leitung nutzen, werden die Nachrichtenkontingente über Ajandam erworben. Jede WhatsApp-Nachricht verbraucht 1 Nachrichtenguthaben, jede SMS je nach Zeichenanzahl 1-3 Guthaben. Gekaufte Kontingente sind 1 Jahr lang gültig; nach Ablauf verfallen nicht genutzte Guthaben. Ihr Nachrichtenguthaben verfolgen und neue Pakete kaufen Sie unter Einstellungen > Nachrichtenverwaltung. SMS mit türkischen Sonderzeichen verbrauchen mehr Guthaben.
Kapitel 8
Erfassen Sie Einnahmen oder Ausgaben über das Menü "Finanzen" > "Kasse". Wählen Sie eine Kategorie und ergänzen Sie Betrag und Beschreibung. Zahlungen, die mit einer Reservierung verknüpft sind, werden automatisch in der Kasse verbucht.
Sehen Sie sich den Einnahmen-Ausgaben-Bericht unter "Finanzen" > "Berichte" an. Wählen Sie einen Zeitraum und prüfen Sie die Diagramme. Exportieren Sie im Excel- oder PDF-Format.
Führen Sie den täglichen Kassenabschluss und die Kasseneröffnung durch. Verschiedene Kassenkonten (Bargeld, Bank, Kartenterminal) lassen sich getrennt verwalten. Kassenüberträge werden automatisch berechnet.
Sind Push-Benachrichtigungen aktiv, erhält der Inhaber jeden Morgen eine Tageszusammenfassung: "Heute X Reservierungen, Y ₺ Umsatz, Z ₺ Ausgaben, K Aufgabenfristen". Die Benachrichtigungen für zugewiesene Mitarbeiter laufen separat. Diese Funktion können Sie über den Schalter Einstellungen > Benachrichtigungen > "Tageszusammenfassung" deaktivieren.
Über die Integration mit QNB e-Solutions bezieht Ajandam alle E-Beleg-Produkte wie E-Rechnung, E-Archiv und E-Lieferschein aus einem gemeinsamen "Guthabenpool". Jedes gekaufte Paket (250, 500, 1000, 2500 Guthaben) wird von allen Produkten gemeinsam genutzt. Jeder erfolgreich versendete Beleg verbraucht 1 Guthaben; Schematron-Ablehnungen, Stornierungen, Wiederholungsversuche und Anwendungsantworten (UYGULAMAYANITI_UBL) verbrauchen kein Guthaben. Ihren Guthabenstand verfolgen Sie unter Finanzen > Berichte > Guthabennutzung oder auf der Seite Einstellungen > E-Rechnung.
Kapitel 9
Gehen Sie zu "Einstellungen" > "Mitarbeiter" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Mitarbeiter hinzufügen". An die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters wird eine Einladung gesendet. Sobald die Einladung angenommen wurde, ist das Konto aktiv. (Erfordert den Plus- oder Pro-Tarif.)
Für jeden Mitarbeiter können Sie 41 einzelne granulare Berechtigungen festlegen: Kalender ansehen, Reservierungen anlegen/bearbeiten/löschen, Kunden anlegen/bearbeiten/löschen, Finanzvorgänge, Rechnungen erstellen/stornieren, Berichte, Verträge, Nachrichtenversand, Galerieverwaltung und mehr. Unter Einstellungen > Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > "Berechtigungen bearbeiten" sehen Sie die Berechtigungsliste und können jede einzeln ein- und ausschalten. Vorgänge ohne Berechtigung erscheinen auf dem Bildschirm des Mitarbeiters entweder gar nicht oder zeigen einen Hinweis; die Schaltflächen im Bildschirm sind abgesichert. Berechtigungsänderungen werden sofort wirksam.
Ergänzend zu den granularen Berechtigungen legen Sie fest, welche Leistungen jeder Mitarbeiter anbieten darf. Im Reservierungsformular erscheinen im Dropdown nur die Leistungen, für die der Mitarbeiter berechtigt ist. Gibt es für eine Leistung keinen berechtigten Mitarbeiter, wird sie als nicht verfügbar markiert.
Legen Sie für jeden Mitarbeiter Arbeitstage und -zeiten fest. Markieren Sie freie Tage. In der Kalenderansicht werden die verfügbaren Zeiten des Mitarbeiters automatisch angezeigt.
Verfolgen Sie unter "Berichte" > "Mitarbeiter" die Anzahl der Reservierungen, den Umsatzbeitrag und die No-Show-Quote jedes Mitarbeitenden. Exportieren Sie die Leistungsdaten nach Excel.
Kapitel 10
Öffnen Sie den Vorlageneditor über "Verträge" > "Neue Vorlage". Fügen Sie Text, Variablenfelder (wie Kundenname, Datum, Betrag) und Bedingungen hinzu. Speichern Sie die Vorlage.
Erstellen Sie einen Vertrag direkt aus dem Reservierungsformular oder aus dem Kundenprofil. Wählen Sie eine Ihrer gespeicherten Vorlagen; Kunden- und Reservierungsdaten werden automatisch eingefügt.
Senden Sie den erstellten Vertrag über die Schaltfläche "Per WhatsApp senden" oder "Per E-Mail senden". Ihr Kunde ruft den Vertrag über einen Link auf und unterschreibt ihn.
Listen Sie unter "Verträge" > "Archiv" alle gesendeten Verträge auf. Filtern Sie nach dem Status unterschrieben, ausstehend oder storniert. Laden Sie sie als PDF herunter.
Kapitel 11
Richten Sie Ihre Zahlungsinfrastruktur unter "Online-Zahlungen" > "Einstellungen" ein. Ajandam arbeitet über iyzico Marketplace. Schließen Sie Ihren Antrag als Untervertragspartner ab und geben Sie IBAN und Identitätsdaten ein. Nach der Freigabe können Sie Online-Zahlungen entgegennehmen.
Senden Sie Ihrem Kunden über "Online-Zahlungen" > "Neuer Zahlungslink" einen Zahlungslink. Legen Sie Betrag, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Ratenoptionen fest. Der Link kann per WhatsApp, SMS oder E-Mail geteilt werden. Der Kunde klickt auf den Link und zahlt in einer sicheren Umgebung.
Verfolgen Sie den Status aller versendeten Zahlungslinks: Ausstehend, Bezahlt, Teilweise bezahlt, Abgelaufen. Bei Zahlungseingang werden Sie automatisch benachrichtigt. Gesamteinnahmen, Nettoertrag und Provisionsdetails sehen Sie in den Berichten.
Ajandam erhebt nur auf erfolgreiche Zahlungen eine Provision von 5 % (Standard) bzw. 3 % (Pro-Tarif). Es fallen keine Fixkosten an. Die Auszahlung erfolgt durch iyzico auf das von Ihnen angegebene IBAN-Konto.
Kapitel 12
Legen Sie über das Menü "Produkte/Bestand" ein neues Produkt an. Geben Sie Produktname, SKU, Barcode, Einheit (Stück/kg/Liter/Paket), Verkaufspreis und Kosten ein. Aktivieren Sie für Produkte mit Bestandsführung die Option "Bestand verfolgen" und legen Sie den Anfangsbestand fest.
Sie können Bewegungsarten wie Verkauf, Einkauf, Verbrauch, Rückgabe, Schwund und Umlagerung erfassen. Jede Bewegung aktualisiert den Bestand automatisch. Warnungen bei geringem Bestand werden anhand des Mindestbestands ausgelöst.
Öffnen Sie den POS-Bildschirm über die Schaltfläche "Schnellverkauf". Legen Sie Produkte in den Warenkorb, suchen und wählen Sie einen Kunden und wenden Sie Mehrwertsteuer und Rabatte an. Nach Abschluss des Verkaufs wird der Bestand automatisch reduziert und im Finanzmodul eine Einnahme gebucht.
Kapitel 13
Suchen Sie im Menü "Warteliste" den Kunden und geben Sie seine Wunschtermine bzw. Wunschtage ein. Legen Sie die Prioritätsstufe fest (Normal, Hoch, Dringend). Mit der Option "Flexibles Datum" wird der Kunde über jede frei werdende Lücke informiert.
Wenn ein Termin storniert wird oder eine Lücke entsteht, ermittelt das System automatisch die passenden Kunden auf der Warteliste und sendet Benachrichtigungen in der Reihenfolge der Priorität. Der Kunde kann den Termin übernehmen, indem er innerhalb einer bestimmten Frist auf den Bestätigungslink klickt.
Verfolgen Sie den Status jedes Eintrags auf der Warteliste: Wartend, Benachrichtigt, Termin erhalten, Abgelehnt, Abgelaufen. Automatische Benachrichtigungen werden per WhatsApp oder SMS versendet.
Kapitel 14
Erstellen Sie unter "Schichtplanung" > Reiter "Vorlagen" Schichtvorlagen wie Früh-, Mittel- und Spätschicht. Weisen Sie jeder Vorlage Anfangs- und Endzeit, Pausendauer und eine Farbe zu.
Weisen Sie im Reiter "Muster" Mitarbeitenden oder Beschäftigten wöchentlich wiederkehrende Schichtmuster zu. Zum Beispiel: "Ali — Montag, Mittwoch, Freitag: Frühschicht". Mit "Automatisch erstellen" werden die Schichten der kommenden Woche aus diesen Mustern erzeugt.
Im Reiter "Wochenplan" können Sie über die Schaltfläche "Hinzufügen" für ein bestimmtes Datum und einen bestimmten Mitarbeiter eine Schicht zuweisen. Bei Auswahl einer Vorlage werden die Zeiten automatisch eingetragen. Bestehende Zuweisungen lassen sich durch Wischen nach links löschen.
Erstellen Sie im Reiter "Abwesenheiten" Anträge für Mitarbeitende: Jahresurlaub, Krankheit, persönliche Gründe, Elternzeit, gesetzlicher Feiertag oder unbezahlter Urlaub. Genehmigen Sie ausstehende Anträge oder lehnen Sie sie unter Angabe eines Grundes ab. Für genehmigte Abwesenheiten werden keine Schichten automatisch erstellt.
Kapitel 15
Starten Sie die Einrichtung im Menü "Treueprogramm" über die Schaltfläche "Programm erstellen". Legen Sie die Punkterate fest (z. B. jede 1 ₺ = 1 Punkt). Stellen Sie die Einlöserate ein (z. B. 100 Punkte = 1 ₺). Definieren Sie Willkommens- und Geburtstagsboni.
Definieren Sie Stufen wie Bronze, Silber und Gold. Legen Sie für jede Stufe eine Mindestpunktzahl und einen Punktemultiplikator fest. Kunden steigen automatisch auf, sobald sie genügend Punkte gesammelt haben.
Erstellen Sie Regeln für den Punkteerwerb: leistungsbezogener Bonus, Extrapunkte zu bestimmten Zeiten, Belohnung für aufeinanderfolgende Besuche oder Empfehlungsbonus. Für jede Regel lassen sich Mindestbetrag, Multiplikator und Gültigkeitsdauer einstellen.
Sehen Sie im Reiter "Mitglieder" den Punktestand, die Stufe sowie die gesamten Erwerbe und Einlösungen aller Treueprogramm-Mitglieder ein. Punkte können manuell hinzugefügt oder abgezogen werden.
Kapitel 16
Ändern Sie die Oberflächensprache der App unter "Einstellungen" > "Spracheinstellungen". Unterstützte Sprachen: Türkisch, Englisch, Deutsch, Arabisch und Russisch. Die Änderung wird sofort übernommen.
SMS- und WhatsApp-Benachrichtigungen werden in der von Ihrem Unternehmen gewählten Sprache versendet. Für jede Sprache werden automatisch eigene Benachrichtigungsvorlagen geladen. Die Vorlagen können Sie anpassen.
Kapitel 17
Erstellen Sie im Menü "Galerieverwaltung" über die Schaltfläche "Neue Galerie" eine Galerie. Geben Sie Galeriename, Kundenauswahl und Beschreibung ein. Sie können die Galerie kundenspezifisch oder öffentlich zugänglich machen. Über ein Veröffentlichungsdatum steuern Sie, ab wann Ihre Galerie sichtbar ist.
Öffnen Sie die Galeriedetails und laden Sie Fotos per Drag & Drop hoch. Massenupload wird unterstützt. Videos laden Sie direkt als Datei hoch. Fotos werden automatisch optimiert und in den Cloud-Speicher übertragen.
Erstellen Sie innerhalb einer Galerie mehrere Alben: Außenaufnahmen, Innenaufnahmen, Clip usw. Verschieben Sie Fotos zwischen den Alben. Jedem Album können Sie ein eigenes Titelbild zuweisen.
Wenn Sie die Galerie mit Ihrem Kunden teilen, kann dieser die Fotos auswählen, die ihm gefallen. Sie können ein Auswahllimit festlegen (z. B. 20 aus 50 Fotos). Die Auswahl des Kunden erscheint in Echtzeit in Ihrem Panel.
Kunden können zu einzelnen Fotos Änderungsnotizen hinterlassen: Wünsche wie Retusche, Zuschnitt oder Farbkorrektur. Die Anfragen werden im Galerie-Panel aufgelistet und ihr Status wird verfolgt (ausstehend, erledigt).
Aktivieren Sie in den Galerieeinstellungen den Wasserzeichenschutz. Nicht freigegebene Fotos erhalten automatisch ein Wasserzeichen. Sobald der Kunde seine Auswahl bestätigt hat, wird der Zugriff auf die Versionen ohne Wasserzeichen freigeschaltet.
Sobald eine Galerie veröffentlicht wird, erhält der Kunde automatisch eine WhatsApp-/SMS-Benachrichtigung. Auch wenn der Kunde seine Auswahl abschließt oder einen Änderungswunsch stellt, werden Sie benachrichtigt.
Kapitel 18
Sie können alle in der vorinstallierten Kalender-App Ihres iPhones, iPads oder Android-Telefons gespeicherten Termine (einschließlich aller auf dem Gerät hinzugefügten iCloud-, Gmail- und Outlook-Konten) mit einem Tippen nach Ajandam übertragen — Sie müssen keine .ics-Datei herunterladen und hochladen. Öffnen Sie in der mobilen App unter Einstellungen > Import die Karte "Kalender-App des Geräts" und tippen Sie auf "Mein Gerät scannen". Das System fragt nach der Berechtigung und listet anschließend alle Ihre Kalender auf. Wählen Sie die zu übertragenden Jahre (die letzten 3 Jahre + dieses Jahr + nächstes Jahr) sowie die Kalender aus und tippen Sie auf "Importieren". Das System gleicht Termintitel automatisch mit vorhandenen Kundennamen ab; ohne Treffer werden sie unter dem Platzhalter "Gerätekalender" gesammelt und können später dem tatsächlichen Kunden zugeordnet werden.
Wählen Sie in der Webversion des jeweiligen Programms unter Berichte → Jahres-/Monatsreservierungsbericht das zu übertragende Jahr aus und laden Sie die Datei im XLS-Format (Excel) herunter. Wählen Sie in Ajandam Einstellungen > Import > "Düğün Takip / Stüdyo Takip" und laden Sie die heruntergeladene Datei hoch. Schließen Sie die Seite während des Hochladens und der Verarbeitung nicht; nach Abschluss werden Sie benachrichtigt. Ihre vorhandenen Daten bleiben erhalten, Datensätze mit demselben Datum und denselben Kundendaten werden aktualisiert.
Wenn Sie den Import vom Desktop oder einem anderen Gerät durchführen, nutzen Sie die .ics-Methode. Bei Apple iCloud können Sie einen Freigabelink ("webcal://...") abrufen und die .ics-Datei herunterladen, indem Sie das vorangestellte webcal in https ändern. Verwenden Sie in Google Calendar den Link "Öffentliche Adresse im iCal-Format" aus den Kalendereinstellungen. In Outlook erhalten Sie den ICS-Link über das Menü "Kalender veröffentlichen".
Eine ausführliche visuelle Anleitung, die anhand von Telefon- und Browser-Mockups für Apple iCloud, Google Calendar und Microsoft Outlook zeigt, welche Schaltfläche Sie drücken müssen, finden Sie unter ajandam.app/kilavuz/takvim-aktarimi. Nummerierte rote Markierungen zeigen anschaulich, wo Sie in jedem Schritt tippen müssen.
Bereiten Sie Ihre Kundenliste (Name, Telefon, E-Mail, Adresse), Reservierungsliste (Datum, Kunde, Leistung, Preis) oder Leistungsliste (Leistungsname, Preis, Dauer) im Excel- (.xlsx) oder CSV-Format vor. Wählen Sie in Ajandam > Einstellungen > Import > "Excel / CSV" und laden Sie die Datei hoch. Das System ordnet die Spalten automatisch zu.
Sie können Ihre Leistungen nach Kategorien gruppieren: z. B. "Schnitt", "Farbe", "Pflege" unter der Kategorie "Haare"; "Reinigung", "Pflege", "Laser" unter "Haut". Legen Sie unter Einstellungen > Leistungen > "Kategorieverwaltung" eine Hauptkategorie an und wählen Sie anschließend im Bearbeitungsdialog jeder Leistung die Kategorie aus dem Dropdown. In den Leistungslisten und im Reservierungsformular werden die Leistungen nach Kategorieüberschriften gruppiert angezeigt. Importierte Leistungen werden in einem eigenen Bereich "Importiert" gesammelt — wenn Sie nichts ändern möchten, können sie dort bleiben; um sie in die Hauptliste zu verschieben, deaktivieren Sie im Bearbeitungsdialog den Schalter "Importiert".
Kapitel 19
Ajandam unterstützt den Versand von E-Rechnung, E-Archiv und E-Lieferschein primär über QNB e-Solutions (Ajandam-Partnercode: AUR31311). Zusätzlich stehen Integrationen mit KolayBi und Paraşüt zur Verfügung. Wählen Sie unter Einstellungen > E-Rechnung > Reiter Integrator Ihren Integrator und geben Sie die API-Daten ein. Bei QNB dauert das Onboarding durchschnittlich 15 Minuten. In den Plus- und Pro-Tarifen übernimmt Ajandam die Abogebühr des Integrators.
Zum 1. Januar 2026 wurde die E-Archiv-Schwelle im Erlass der türkischen Finanzverwaltung (GİB) aufgehoben. Die neue Regel: Ist der Empfänger E-Rechnungs-pflichtig, wird eine E-Rechnung ausgestellt; ist er es nicht, wird unabhängig vom Betrag ein E-Archiv-Beleg ausgestellt. Ajandam fragt die Steuer-/Identifikationsnummer des Empfängers automatisch ab und stellt den Beleg in der richtigen Art aus. Ein manuelles Übersteuern ist nicht möglich — es handelt sich um eine gesetzliche Vorgabe. E-Archiv-Belege werden als PDF an die E-Mail-Adresse des Kunden gesendet; E-Rechnungen werden über GİB an den Integrator des Kunden übermittelt.
Klicken Sie in den Reservierungsdetails oder in der Rechnungsliste auf die Schaltfläche "E-Rechnung erstellen". Kundendaten und Leistungsdetails werden automatisch übernommen. Wählen Sie den Mehrwertsteuersatz, fügen Sie bei Bedarf Rabatt/Steuerabzug hinzu und senden Sie. Das System prüft die Art des Empfängers und übermittelt den Beleg als E-Rechnung oder E-Archiv; im Erfolgsfall steht das PDF sofort zum Download bereit.
Listen Sie im Menü "E-Rechnungen" ausgehende, eingehende und Entwurfsrechnungen auf. Status: Entwurf, Gesendet, Von GİB bestätigt, Abgelehnt, Storniert, Anwendungsantwort ausstehend. Bei abgelehnten Rechnungen wird der Grund angezeigt; Sie können sie bearbeiten und erneut senden. Bei eingehenden Rechnungen können Sie eine Anwendungsantwort (Annahme/Ablehnung) abgeben — dieser Vorgang verbraucht kein Guthaben.
Alle über QNB versendeten E-Belege (E-Rechnung, E-Archiv, E-Lieferschein) werden aus einem gemeinsamen Guthabenpool bezogen. Pakete: 250, 500, 1000, 2500 Guthaben. Jeder Beleg, der GİB erfolgreich erreicht, verbraucht 1 Guthaben. Vorgänge ohne Guthabenverbrauch: Schematron-Ablehnung (bei falschem Format), Stornierung, Wiederholungsversuch, Anwendungsantwort (UYGULAMAYANITI_UBL) und das Speichern von Entwürfen. Ihren Guthabenstand verfolgen Sie unter Einstellungen > E-Rechnung > Guthabennutzung oder unter Finanzen > Berichte; bei niedrigem Stand werden Sie automatisch benachrichtigt.
Im Pro-Tarif können Sie Ihre Rechnungsserien verwalten. Legen Sie unter Einstellungen > E-Rechnung > Rechnungsserien Ihr bevorzugtes Präfix (z. B. "AJN") fest. Sehen Sie die von QNB zugewiesenen Präfixe ein und fordern Sie über die Schaltfläche "Neue Serie abrufen" eine neue Serie bei GİB an. Die Rechnungsnummer wird automatisch in einem präfixbewussten Format wie "AJN2026000001" erzeugt. Getrennte Serien nach Filiale oder Abteilung lassen sich unter einem Konto verwalten.
Wenn Sie Ihr Konto schließen möchten, füllen Sie unter Profil > "Konto schließen" das Antragsformular aus. Das Team von Aura Medya nimmt über WhatsApp Kontakt auf und übermittelt QNB eine Abmeldung per E-Mail. Nach der Bestätigung wird eine ZIP-Datei (in den Formaten XML + PDF + CSV) mit Ihren Rechnungs-, Kunden-, Reservierungs- und Finanzdaten des letzten Jahres erstellt und Ihnen bereitgestellt. Sie haben 30 Tage lang weiterhin Zugriff auf Ihre Daten; innerhalb dieser Frist können Sie den Antrag auf Kontoschließung widerrufen. Nach Ablauf der 30 Tage wird das Konto endgültig geschlossen und die Nutzerdaten werden gelöscht (E-Rechnungen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht verbleiben beim Integrator).
Kapitel 20
Sie können eine Aufgabe im Dashboard über den Reiter "Aufgaben" oder in den Reservierungs-/Kundendetails über die Schaltfläche "Neue Aufgabe" erstellen. Ergänzen Sie Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum, zugewiesenen Mitarbeiter, Priorität (Niedrig / Normal / Hoch) und Tags. Neben den Systemtags ("In Bearbeitung", "Zahlung ausstehend", "Wartend") können Sie auch eigene Tags definieren.
Aufgaben sind in 3 Reiter gegliedert: Offen, Erledigt, Alle. Durch Klicken auf die Tag-Überschriften können Sie nach Tags filtern. In jeder Aufgabenzeile erscheinen die Tags als farbcodierte Badges. Klicken Sie auf eine Aufgabenkarte, um die Details zu sehen und sie zu bearbeiten.
In der mobilen App markieren Sie Aufgaben durch Wischen nach links als erledigt und brechen sie durch Wischen nach rechts ab. Abgebrochene Aufgaben landen im Bereich "Papierkorb"; von dort können Sie sie wiederherstellen oder endgültig löschen.
Zu jeder Aufgabe können Sie optional eine Erinnerungszeit hinzufügen. Bei Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind, erhalten Sie Benachrichtigungen: bei der Zuweisung, wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt und wenn es überschritten wurde. Ihre Benachrichtigungseinstellungen verwalten Sie kanalweise (Push / E-Mail / WhatsApp) unter Einstellungen > Benachrichtigungen > Aufgaben.
Sie können Aufgaben bestimmten Mitarbeitenden zuweisen; die zugewiesene Person erhält eine aufgabenspezifische Push-Benachrichtigung. Hat ein Mitarbeiter keine Berechtigung "Aufgaben ansehen", kann er außer den von ihm selbst zugewiesenen Aufgaben keine anderen sehen (Teil des granularen Berechtigungssystems).
Kapitel 21
Fügen Sie unter Einstellungen > Leistungen > "Neue Leistung" eine Leistung hinzu. Vergeben Sie Name, Preis, Dauer (Minuten), Mehrwertsteuersatz, Beschreibung und optional eine Kategorie. Die Dauer der Leistung wird im Reservierungsformular automatisch übernommen; der Preis fließt in die Zahlung ein.
Sie können Ihre Leistungen nach Kategorien gruppieren. Legen Sie unter Einstellungen > Leistungen > "Kategorieverwaltung" eine Hauptkategorie an (z. B. "Haare", "Haut", "Nägel"). Wählen Sie anschließend im Bearbeitungsdialog jeder Leistung die Kategorie aus dem Dropdown. Die Leistungsliste und das Leistungs-Dropdown im Reservierungsformular werden mit Kategorieüberschriften angezeigt, sodass die Suche in langen Listen leichter fällt.
Leistungen, die Sie per Excel/CSV oder aus einem anderen Programm importiert haben, werden unter der Überschrift "Importiert" in einem eigenen, eingeklappten Bereich gesammelt. Um diese Leistungen in die Hauptliste zu verschieben, öffnen Sie den Bearbeitungsdialog der jeweiligen Leistung und deaktivieren den Schalter "Importiert" — die Leistung wechselt automatisch in die Hauptliste (falls vorhanden, unter ihre Kategorie).
Sie können jeder Leistung die Mitarbeitenden zuweisen, die sie erbringen können. Im Reservierungsformular erscheinen bei der Leistungsauswahl nur berechtigte Mitarbeitende. Ist für eine Leistung überhaupt kein Mitarbeiter berechtigt, wird sie als "Nicht verfügbar" markiert.
Für Pakete mit mehreren Leistungen ("Hochzeitspaket: Shooting + Album + Clip") können Sie eine listenartige Leistung anlegen. Definieren Sie unter einem Paket Unterleistungen (Programmpositionen); wird das Paket im Reservierungsformular ausgewählt, werden alle Unterpositionen automatisch hinzugefügt. Der Preis kann als Paketsumme oder als Summe der Einzelpositionen festgelegt werden.
Bei Fragen können Sie uns direkt kontaktieren. Plus- und Pro-Nutzer erhalten bevorzugten technischen Support.