Unser umfassender Leitfaden, um Ajandam optimal zu nutzen. Vom Einstieg bis zu den erweiterten Funktionen wird alles Schritt für Schritt erklärt.
Anleitungen Bildschirm für Bildschirm zu den häufigsten Fragen: Benachrichtigungseinstellungen, eigene Leitung verbinden, Programme anlegen, Memorandum, Online-Einladung, EventDrop, E-Rechnung und Kalenderimport.
Kapitel 1
Rufen Sie ajandam.app auf oder öffnen Sie die mobile App und tippen Sie auf "Jetzt starten". Die Registrierung erfolgt in 3 Schritten: In Schritt 1 geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihren Firmennamen ein. In Schritt 2 wählen Sie aus der unten aufgeführten Branchenliste die für Ihr Unternehmen passende Branche aus. In Schritt 3 legen Sie Ihr Passwort fest und schließen die Registrierung ab. Zur Verifizierung wird ein Link per WhatsApp oder wahlweise ein SMS-Code an Ihr Telefon gesendet.
Statt E-Mail + Passwort können Sie sich mit einem Klick über Ihr Google- oder Apple-Konto registrieren oder mit einem an Ihre Telefonnummer gesendeten Code anmelden. Nach der ersten Anmeldung vervollständigen Sie Branche und Unternehmensdaten im Einrichtungsassistenten. Bei „Mit Apple anmelden“ wird unter iOS der integrierte Ablauf, unter Android und im Web eine Browserweiterleitung genutzt. (Die Anmeldung mit Microsoft wurde im Oktober 2026 entfernt.)
Bei der Registrierung wählen Sie Ihre Branche aus der Liste: Kosmetiksalons, Kliniken, Beratung, Foto/Video, Hochzeitslocations, Eventplanung, Bildung, technischer Service und mehr; ist Ihre nicht dabei, wählen Sie „Sonstige“. Die Branche prägt automatisch die Begriffe (z. B. „Termin“ statt „Reservierung“), die Formularfelder und branchenspezifische Module: Die Galerieverwaltung öffnet sich für Foto/Video, Freelancer und Werbeagenturen, die digitale Einladung für Hochzeitslocations, Festsäle und Eventplaner, die Warteliste für passende Branchen. Die Branche können Sie später unter Einstellungen > Unternehmensdaten ändern.
Nach der Kontoerstellung erscheint im Dashboard ein Einrichtungsassistent mit 4-5 Schritten: Arbeitszeiten, Leistungsliste (Ihre Leistungen + Preise), Mitarbeiter hinzufügen (1 im kostenlosen Tarif, bis zu 5 bei Plus, unbegrenzt bei Pro) sowie Logo/Unternehmensbilder. Sie können den Assistenten überspringen und ihn jederzeit über die Einstellungen abschließen. Ihr Fortschritt wird oben im Dashboard angezeigt.
Wenn Sie ein iPhone oder Android-Gerät nutzen, fragt das System beim ersten Start "Möchten Sie vorhandene Termine importieren?" und bietet an, die Termine aus der Kalender-App Ihres Telefons (einschließlich iCloud-, Gmail- und Outlook-Konten) nach Ajandam zu übertragen. Wenn Sie zustimmen, wählen Sie aus, welche Kalender und die Termine welcher Jahre übertragen werden sollen. Details finden Sie in Kapitel 18.
Fügen Sie unter Einstellungen > Unternehmensdaten und Einstellungen > Bilder den Firmennamen, die Adresse, die Steuernummer, die IBAN, das Rechnungslogo, das Markenlogo sowie das Rechnungs-/Vertragsbild hinzu. Logo und Adressdaten werden automatisch in Rechnungs-PDFs, Vertragsvorlagen und Kundenbenachrichtigungen verwendet.
Kapitel 2
Wählen Sie im linken Menü "Reservierungen" > "Neue Reservierung" oder klicken Sie auf eine freie Stelle im Kalender. Wählen Sie den Kunden aus oder legen Sie einen neuen an, und bestimmen Sie Leistung, Mitarbeiter und Uhrzeit. Bei Auswahl einer Leistung wird der Preis automatisch übernommen — er ist änderbar. Branchenspezifische Zusatzfelder (Shooting-Location, Hochzeitslocation usw.) erscheinen am Ende des Formulars.
Halten Sie in der Tages-/Wochenansicht des Kalenders ein beliebiges Zeitfenster gedrückt (Long-Press). Im kompakten Formular, das sich unten öffnet, wählen Sie Kundenname + Telefon, Leistung und Uhrzeit und speichern innerhalb von Sekunden. Ist der Kunde noch nicht erfasst, wird durch Eingabe von Name und Telefonnummer automatisch ein neues Konto angelegt. Das Formular speichert standardmäßig mit 1 Stunde Dauer; für eine detailliertere Bearbeitung wechseln Sie mit der Schaltfläche "Detailliert" zum vollständigen Formular.
In der Tages- oder Wochenansicht des Kalenders können Sie einen Reservierungsblock gedrückt halten und verschieben. Wenn Sie den Block in ein neues Zeitfenster ziehen, wird die Uhrzeit automatisch aktualisiert; die Dauer der Leistung bleibt erhalten. Wiederkehrende, mehrtägige oder stornierte Reservierungen lassen sich nicht verschieben. Gibt es zur neuen Uhrzeit eine Überschneidung, öffnet sich ein Bestätigungsdialog — Sie können fortfahren oder abbrechen.
Wählen Sie im Kalender ein passendes Zeitfenster. Das System prüft automatisch die Verfügbarkeit des gewählten Mitarbeiters und warnt bei Überschneidungen. Der Status der Reservierung (Fest, Optional, Angebot, Online-Reservierung, Erinnerungsbuchung, Storniert) wird im Kalender mit Farbcode und Symbol angezeigt; unbezahlte feste Reservierungen erhalten ein orangefarbenes Abzeichen.
Erstellen Sie mit der Option "Wiederholen" im Formular Reservierungen, die wöchentlich, monatlich oder nach einer eigenen Regel wiederkehren. Mit "Mehrtägig" definieren Sie eine Reservierung mit unterschiedlichem Start- und Enddatum (Veranstaltung, Camp, mehrteiliges Shooting). Über das Feld "Zusätzliche Termine" können Sie Nebenveranstaltungen (Anprobe, Shooting-Vorbereitung usw.) hinzufügen.
Füllen Sie die branchenspezifischen Zusatzfelder aus (z. B. Shooting-Location beim Fotostudio, Locationdetails bei Hochzeiten, Protokollnummer in der Klinik). Ergänzen Sie Notizen, den Anzahlungsbetrag und Vertragsangaben. Diese Felder erscheinen automatisch in der Reservierungsansicht sowie in Rechnungs- und Vertrags-PDFs.
Nachdem eine Zahlung für eine Reservierung eingegangen ist, ändert sich der Betrag der Reservierung nicht mehr, selbst wenn sich Ihr Leistungspreis ändert ("Snapshot"-Prinzip). So werden die Kassenbuchungen früherer Reservierungen nicht von aktuellen Preisänderungen beeinflusst. Den aktuellen Preis einer Leistung entnehmen Sie dem Hauptdatensatz der Leistung; der in die Reservierung eingehende Betrag ist der Snapshot-Preis zum Zahlungszeitpunkt.
Klicken Sie auf „Speichern“. Das System sendet automatisch eine Bestätigung per WhatsApp oder SMS (erfordert den Plus- oder Pro-Tarif). Die Reservierung erscheint sofort im Kalender. Sind Push-Benachrichtigungen aktiviert, werden Inhaber und zugewiesene Mitarbeiter sofort informiert.
Kapitel 3
Wechseln Sie mit den Schaltflächen oben rechts zur Tages-, Wochen- oder Monatsansicht. Jede Ansicht bietet eine andere Planungsperspektive. Dieselben Ansichten stehen auch in der mobilen App zur Verfügung.
Klicken Sie auf eine beliebige Reservierung im Kalender, um das Detailfenster zu öffnen. Von dort gelangen Sie zu den Kundendaten, dem Zahlungsstatus und der Vorgangshistorie.
Filtern Sie nach Mitarbeiter, Status oder Leistungsart. In der Ansicht "Alle Mitarbeiter" werden die Kalender aller Mitarbeitenden nebeneinander angezeigt. Feiertage und geschlossene Zeiten können markiert werden.
Wenn Sie im Kalender auf ein freies Zeitfenster klicken, öffnet sich das Schnellreservierungsformular. Durch Eingabe der Basisdaten fügen Sie innerhalb von Sekunden eine neue Reservierung hinzu.
Kapitel 4
Wählen Sie im Menü „Kunden“ die Option „Neuer Kunde“. Geben Sie Grunddaten wie Name, Telefon, E-Mail und Adresse ein; bei Firmenkunden kommen Firmenname, Steuernummer und Rechnungsadresse hinzu. Nach dem Anlegen werden alle Reservierungen mit diesem Profil verknüpft.
In den Branchen Hochzeitslocation, Festsaal, Foto-/Videostudio und Brautmoden erscheint im Kundendatensatz das optionale Feld "Partnername". Heißt die Braut beispielsweise "Ayşe" und der Bräutigam "Mehmet", werden beide nach dem Speichern in Kalender- und Kontolisten im Format "Ayşe & Mehmet" angezeigt. Bleibt der Partnername leer, wird nur der Kundenname verwendet. Diese Funktion können Sie über den Schalter Einstellungen > Unternehmensdaten > "Partnernamen verwenden" ein- und ausschalten.
Über den Reiter "Dokumente" im Kundenprofil können Sie Dateien des Kunden (Ausweis, Vertrag, ärztliches Attest, Zahlungsbeleg usw.) hochladen. Unterstützt werden die Formate PDF, JPG und PNG. Ergänzen Sie einen Dokumenttitel und optional eine Notiz. Hochgeladene Dokumente werden in einem sicheren Speicher abgelegt und der Link kann geteilt werden, sofern der Kunde einwilligt.
Jedes Kundenprofil enthält einen Notizbereich. Halten Sie hier Vorlieben, Allergieinformationen, Sonderwünsche oder wichtige Hinweise fest. Die Notizen dienen beim nächsten Besuch als Erinnerung.
Wechseln Sie im Kundenprofil zum Reiter "Konto", um Zahlungshistorie, offenen Saldo und Anzahlungen einzusehen. Die Saldobewegungen lassen sich nach Datum filtern.
Führen Sie Kundenkonten zusammen, die für denselben Kunden mit unterschiedlicher Schreibweise angelegt wurden. Daten, Beträge, Zahlungen und Notizen bleiben unverändert; die Reservierungen werden unter einem Kunden gebündelt. Zusammengeführte Karten werden nicht gelöscht, sondern archiviert — ein Fehler lässt sich rückgängig machen.
Kapitel 5
Verfügbar mit dem Plus- oder Pro-Tarif. Tippen Sie in den Einstellungen auf „Zur Benachrichtigungsverwaltung“, öffnen Sie den Reiter „Einstellungen“ und wählen Sie WhatsApp im „Standard-Benachrichtigungskanal“; Ihre Auswahl gilt für alle gespeicherten Module, und Ihre Kundennachrichten gehen per WhatsApp raus. Bestätigungen, Erinnerungen und Stornierungen nutzen von Meta genehmigte Vorlagen. Kundenerinnerungen gehen 48 und 24 Stunden vor der Reservierung (am Morgen des jeweiligen Tages um 8:00 Uhr) sowie 2 Stunden vorher raus; jede lässt sich in den Moduleinstellungen einzeln ein- oder ausschalten.
Zur ausführlichen, bebilderten Anleitung →Verfügbar mit dem Plus- oder Pro-Tarif. Angaben wie Kundenname, Datum, Uhrzeit und Leistung werden automatisch in die SMS eingefügt. Wenn Sie SMS nutzen, wählen Sie SMS im „Standard-Benachrichtigungskanal“; Ihre Auswahl gilt für alle gespeicherten Module. SMS und WhatsApp schließen sich gegenseitig aus: Ist SMS der Standard, gehen keine WhatsApp-Nachrichten an Ihre Kunden. Ihr Guthaben sehen Sie in der oberen Leiste der „Benachrichtigungsverwaltung“; neue Konten erhalten einmalig 100 SMS- + 100 WhatsApp-Guthaben geschenkt.
Zur ausführlichen, bebilderten Anleitung →Erlauben Sie nach der Installation der mobilen App Benachrichtigungen. Es gibt über 16 automatisch ausgelöste Benachrichtigungsarten: neue Reservierung, Reservierungsänderung, Stornierung, Zahlung erhalten, Zahlung gelöscht, Ausgabe hinzugefügt, Rechnung ausgestellt/erhalten, Kunde hinzugefügt, Galerie veröffentlicht, Stornierung oder Verschiebungswunsch eines Kunden, Aufgabe zugewiesen, Aufgabe bald fällig und Tageszusammenfassung. Nutzen Sie ein Konto auf mehreren Geräten (Telefon + Tablet), erhält jedes Gerät die Benachrichtigungen. Welche aktiv sind, legen Sie unter Einstellungen > Benachrichtigungen > Push für jede Art einzeln fest.
Wenn Sie dasselbe Konto auf zwei Geräten öffnen (z. B. Telefon + Tablet), erhalten beide Geräte Benachrichtigungen. Ajandam speichert das FCM-Token jedes Geräts als eigenen Datensatz; beim Abmelden wird das Token von diesem Gerät gelöscht. Meldet sich derselbe Nutzer vorübergehend auf dem Gerät einer anderen Person an, wird das Token automatisch erneuert.
Unter Einstellungen > E-Mail-Konfiguration können Sie E-Mail-Benachrichtigungen über Gmail, Outlook, Yandex oder Ihre eigene Domain versenden. Wählen Sie Ihren Anbieter und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr App-Passwort ein. Das System testet und konfiguriert die Verbindung automatisch.
Kapitel 6
Um mit Gmail E-Mails zu versenden, müssen Sie ein "App-Passwort" erstellen. Schritte: 1) Aktivieren Sie die Bestätigung in zwei Schritten für Ihr Google-Konto (myaccount.google.com/security). 2) Rufen Sie myaccount.google.com/apppasswords auf. 3) Wählen Sie unter "App auswählen" die Option "Andere" und geben Sie "Ajandam" ein. 4) Klicken Sie auf "Erstellen" — Sie erhalten ein 16-stelliges Passwort. 5) Fügen Sie dieses Passwort in den Einstellungen von Ajandam in das Feld "App-Passwort" ein. Hinweis: Dieses Passwort unterscheidet sich von Ihrem Gmail-Passwort und wird ausschließlich für Ajandam verwendet.
Zur ausführlichen, bebilderten Anleitung →Um mit Ihrem Outlook-, Hotmail- oder Live-Konto E-Mails zu versenden: 1) Wählen Sie in den Ajandam-Einstellungen den Anbieter "Outlook". 2) Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. 3) Geben Sie Ihr Kontopasswort oder App-Passwort ein. Hinweis: Ist die zweistufige Verifizierung aktiv, müssen Sie in Ihrem Microsoft-Konto ein App-Passwort erstellen (account.microsoft.com/security).
Um mit Yandex Mail E-Mails zu versenden: 1) Öffnen Sie in Ihrem Yandex-Konto unter Mail-Einstellungen > Sicherheit den Bereich "App-Passwörter". 2) Erstellen Sie ein neues App-Passwort. 3) Wählen Sie in den Ajandam-Einstellungen "Yandex" und geben Sie E-Mail-Adresse und App-Passwort ein.
Um E-Mails über Ihre eigene Domain zu versenden, holen Sie die SMTP-Daten bei Ihrem Hosting-Anbieter ein: Serveradresse (z. B. mail.ihrefirma.com), Port (meist 587 oder 465), Verschlüsselung (TLS/SSL), Benutzername und Passwort. Geben Sie diese Daten in den Ajandam-Einstellungen unter der Option "Eigene Domain" ein.
Kapitel 7
Ajandam versendet WhatsApp- und SMS-Benachrichtigungen für Ihr Unternehmen. Buchungsbestätigungen, Erinnerungen, Stornierungen und Zahlungsbenachrichtigungen gehen automatisch an Ihre Kunden. Keine Einrichtung nötig — mit Plus- oder Pro-Tarif und Guthaben legen Sie sofort los; neue Konten erhalten einmalig 100 SMS- + 100 WhatsApp-Guthaben geschenkt. Absender ist „Ajandam App“.
Unter „Benachrichtigungsverwaltung“ > „Einstellungen“ > „Module“ öffnen Sie die Karte jedes Moduls und verwalten die Erinnerungen: Die Erinnerungen 48 und 24 Stunden vorher (am Morgen des jeweiligen Tages um 8:00 Uhr) und 2 Stunden vorher lassen sich einzeln ein- und ausschalten. Der SMS-/WhatsApp-Kanal der Module richtet sich nach Ihrem „Standard-Benachrichtigungskanal“. Buchungsbestätigung, Erinnerung, Stornierung und Zahlungsbenachrichtigung nutzen von Meta genehmigte Vorlagen; Kundenname, Datum, Uhrzeit und Leistung werden automatisch eingefügt.
Zur ausführlichen, bebilderten Anleitung →Mit dem Pro-Tarif können Sie Benachrichtigungen über Ihre eigene WhatsApp-Business-Nummer versenden. Die Nachrichten werden unter Ihrem Firmennamen zugestellt. Einrichtung: 1) Erstellen Sie ein Meta-Business-Suite-Konto (business.facebook.com). 2) Legen Sie bei Meta Developers eine App an und fügen Sie das WhatsApp-Produkt hinzu. 3) Verbinden und verifizieren Sie Ihre geschäftliche Telefonnummer. 4) Erstellen Sie Ihre Nachrichtenvorlagen und lassen Sie sie von Meta freigeben. 5) Erstellen Sie ein Permanent Access Token. 6) Geben Sie in Ajandam unter Einstellungen > „Eigene WhatsApp-Nummer verbinden“ die WABA-ID, die Phone Number ID und das Token ein. 7) Prüfen Sie mit „Verbindung testen & speichern“ — Ihre Vorlagen werden automatisch abgerufen.
Zur ausführlichen, bebilderten Anleitung →Mit dem Pro-Tarif können Sie Ihre eigene SMS-Leitung verbinden — neben NetGSM werden auch İleti Merkezi, Vatan SMS und Verimor unterstützt. Die SMS werden unter dem eigenen Absendernamen Ihres Unternehmens zugestellt. Bei NetGSM vergleicht der Verbindungstest Ihren Absendernamen mit den in Ihrem Konto definierten Absendernamen; ist er nicht definiert, wird die Leitung nicht verbunden und Ihre definierten Absendernamen werden aufgelistet. Wählen Sie in Ajandam unter Einstellungen > „Eigene SMS-Leitung verbinden“ Ihren Anbieter, geben Sie Ihre Daten ein und prüfen Sie mit „Verbindung testen & speichern“ — Ihr Kontoguthaben wird automatisch abgefragt.
Zur ausführlichen, bebilderten Anleitung →Wenn Sie keine eigene Leitung angebunden haben, werden Nachrichten von Ihrem Ajandam-Guthaben abgezogen: Bei Benachrichtigungen verbraucht jede WhatsApp-Nachricht 1 Guthaben und jede SMS je nach Zeichenanzahl 1-3 Guthaben (1 pro Teil). Marketing-Nachrichten werden aus demselben Guthaben mit einem Faktor abgezogen (die aktuellen Faktoren sehen Sie auf der Kaufseite). Nachrichten über Ihre eigene SMS- oder WhatsApp-Leitung verbrauchen kein Guthaben; auch Erinnerungs-SMS gehen über Ihre eigene Leitung. Automatische WhatsApp-Erinnerungen gehen vorerst jedoch über die Ajandam-Leitung und verbrauchen Guthaben. Das Guthaben hat kein Ablaufdatum. Ihr Guthaben sehen Sie in der oberen Leiste des Bildschirms „Benachrichtigungsverwaltung“. SMS mit türkischen Sonderzeichen werden in mehr Teile aufgeteilt.
Zur ausführlichen, bebilderten Anleitung →Kapitel 8
Erfassen Sie Einnahmen oder Ausgaben über das Menü "Finanzen" > "Kasse". Wählen Sie eine Kategorie und ergänzen Sie Betrag und Beschreibung. Zahlungen, die mit einer Reservierung verknüpft sind, werden automatisch in der Kasse verbucht.
Den Einnahmen-Ausgaben-Bericht finden Sie unter „Finanzen“ > „Berichte“. Wählen Sie diesen Monat, dieses Jahr oder einen eigenen Zeitraum und sehen Sie sich die Diagramme an. Berichte exportieren Sie als CSV oder PDF.
Führen Sie den täglichen Kassenabschluss und die Kasseneröffnung durch. Verschiedene Kassenkonten (Bargeld, Bank, Kartenterminal) lassen sich getrennt verwalten. Kassenüberträge werden automatisch berechnet.
Sind Push-Benachrichtigungen aktiv, erhält der Inhaber jeden Morgen eine Tageszusammenfassung: "Heute X Reservierungen, Y ₺ Umsatz, Z ₺ Ausgaben, K Aufgabenfristen". Die Benachrichtigungen für zugewiesene Mitarbeiter laufen separat. Diese Funktion können Sie über den Schalter Einstellungen > Benachrichtigungen > "Tageszusammenfassung" deaktivieren.
Über die QNB-e-Solutions-Integration verbraucht Ajandam e-Rechnungen und e-Archiv-Belege aus einem gemeinsamen Guthabenpool. Jedes gekaufte Paket (250, 500, 1000, 2500 Guthaben) fließt in diesen Pool. Jeder gesendete oder empfangene Beleg verbraucht 1 Guthaben; Schematron-Ablehnungen, Stornos, Wiederholungsversuche und Anwendungsantworten (Annahme/Ablehnung) verbrauchen keines. Ihr Guthaben sehen Sie unter Finanzen > Berichte > Guthabenverbrauch oder Einstellungen > e-Rechnung.
Kapitel 9
Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Mitarbeiter“ und klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“. Die Einladung geht an die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters; nach Annahme ist das Konto aktiv. Im kostenlosen Tarif ist 1 Mitarbeiterkonto möglich, bei Plus bis zu 5, bei Pro unbegrenzt; Partner- und Teamhelfer-Konten zählen nicht zu diesem Limit.
Für jeden Mitarbeiter können Sie 48 einzelne Berechtigungen festlegen: Kalender ansehen, Reservierungen anlegen/bearbeiten/löschen, Kunden anlegen/bearbeiten/löschen, Finanzvorgänge, Rechnungen erstellen/stornieren, Berichte, Verträge, Nachrichten senden, Galerieverwaltung und mehr. Unter Einstellungen > Mitarbeiter > [Name] > „Berechtigungen bearbeiten“ sehen Sie die Liste und schalten jede einzeln. Nicht erlaubte Aktionen sind ausgeblendet oder zeigen eine Warnung. Änderungen gelten sofort.
Ergänzend zu den granularen Berechtigungen legen Sie fest, welche Leistungen jeder Mitarbeiter anbieten darf. Im Reservierungsformular erscheinen im Dropdown nur die Leistungen, für die der Mitarbeiter berechtigt ist. Gibt es für eine Leistung keinen berechtigten Mitarbeiter, wird sie als nicht verfügbar markiert.
Legen Sie für jeden Mitarbeiter Arbeitstage und -zeiten fest. Markieren Sie freie Tage. In der Kalenderansicht werden die verfügbaren Zeiten des Mitarbeiters automatisch angezeigt.
Unter „Berichte“ > „Mitarbeiter“ verfolgen Sie für jeden Mitarbeiter die Anzahl der Reservierungen und den Umsatzbeitrag pro Monat oder Jahr.
Kapitel 10
Öffnen Sie den Vorlageneditor über "Verträge" > "Neue Vorlage". Fügen Sie Text, Variablenfelder (wie Kundenname, Datum, Betrag) und Bedingungen hinzu. Speichern Sie die Vorlage.
Erstellen Sie einen Vertrag direkt aus dem Reservierungsformular oder aus dem Kundenprofil. Wählen Sie eine Ihrer gespeicherten Vorlagen; Kunden- und Reservierungsdaten werden automatisch eingefügt.
Senden Sie den Vertrag über „Per WhatsApp senden“ oder „Per E-Mail senden“. Ihr Kunde öffnet ihn über den Link und lädt ihn als PDF herunter. Ist eine Unterschrift nötig, drucken Sie ihn aus und lassen ihn unterschreiben; Ajandam bietet keine elektronische Signatur.
Ein gesendeter Vertrag bleibt in den Details der zugehörigen Reservierung; Sie können den Link erneut teilen oder ihn als PDF herunterladen. Im kostenlosen Tarif ist 1 Vertragsvorlage möglich, bei Plus und Pro unbegrenzt viele.
Kapitel 11
Öffnen Sie im Menü „Meine Buchungsseite“. Sortieren Sie die Abschnitte (Titelbild und Über uns, Leistungen, Galerie, FAQ, Kontakt) per Drag-and-drop und blenden Sie unerwünschte aus. Wählen Sie ein helles oder dunkles Design und Ihre Akzentfarbe. Änderungen werden automatisch als Entwurf gespeichert; den Inhalt bereiten Sie in jedem Tarif vor, online geht die Seite mit dem Pro-Tarif.
Wählen Sie, welche Leistungen auf der Seite erscheinen; fügen Sie jeder Bilder (das erste ist das Titelbild), ein YouTube-Video, eine Beschreibung und den Paketinhalt Punkt für Punkt hinzu. Ob der Preis angezeigt wird oder „Preis auf Anfrage“ erscheint, entscheiden Sie. Für jede Leistungsseite stehen drei Layouts zur Wahl.
Vergeben Sie in den Einstellungen eine Adresse (ihrbetrieb.ajandam.app) und sehen Sie den Entwurf mit „Vorschau“ an. Mit „Zur Veröffentlichung senden“ geht der Inhalt zur Prüfung an das Ajandam-Team; nach der Freigabe ist er online und Sie werden benachrichtigt. Bis dahin sehen Besucher die aktuelle Version.
Der Kunde wählt Leistung und Datum, sieht belegte Zeiten, gibt Kontaktdaten ein und sendet die Anfrage, nachdem er den Vertrag und den Datenschutztext (KVKK) akzeptiert hat. Die Anfrage erscheint mit dem Status „Online-Reservierung“ in Ihrem Kalender, und Sie erhalten eine Sofortbenachrichtigung und eine E-Mail; Sie prüfen und bestätigen sie. Kartenzahlungen gibt es auf der Seite nicht; auf Wunsch werden dem Kunden nach der Anfrage Ihre IBAN-Daten angezeigt.
Kapitel 12
Legen Sie über das Menü "Produkte/Bestand" ein neues Produkt an. Geben Sie Produktname, SKU, Barcode, Einheit (Stück/kg/Liter/Paket), Verkaufspreis und Kosten ein. Aktivieren Sie für Produkte mit Bestandsführung die Option "Bestand verfolgen" und legen Sie den Anfangsbestand fest.
Sie können Bewegungsarten wie Verkauf, Einkauf, Verbrauch, Rückgabe, Schwund und Umlagerung erfassen. Jede Bewegung aktualisiert den Bestand automatisch. Warnungen bei geringem Bestand werden anhand des Mindestbestands ausgelöst.
Öffnen Sie den POS-Bildschirm über die Schaltfläche "Schnellverkauf". Legen Sie Produkte in den Warenkorb, suchen und wählen Sie einen Kunden und wenden Sie Mehrwertsteuer und Rabatte an. Nach Abschluss des Verkaufs wird der Bestand automatisch reduziert und im Finanzmodul eine Einnahme gebucht.
Kapitel 13
Suchen Sie im Menü "Warteliste" den Kunden und geben Sie seine Wunschtermine bzw. Wunschtage ein. Legen Sie die Prioritätsstufe fest (Normal, Hoch, Dringend). Mit der Option "Flexibles Datum" wird der Kunde über jede frei werdende Lücke informiert.
Wenn ein Termin storniert wird oder eine Lücke entsteht, ermittelt das System automatisch die passenden Kunden auf der Warteliste und sendet Benachrichtigungen in der Reihenfolge der Priorität. Der Kunde kann den Termin übernehmen, indem er innerhalb einer bestimmten Frist auf den Bestätigungslink klickt.
Verfolgen Sie den Status jedes Eintrags auf der Warteliste: Wartend, Benachrichtigt, Termin erhalten, Abgelehnt, Abgelaufen. Automatische Benachrichtigungen werden per WhatsApp oder SMS versendet.
Kapitel 14
Erstellen Sie unter "Schichtplanung" > Reiter "Vorlagen" Schichtvorlagen wie Früh-, Mittel- und Spätschicht. Weisen Sie jeder Vorlage Anfangs- und Endzeit, Pausendauer und eine Farbe zu.
Weisen Sie im Reiter "Muster" Mitarbeitenden oder Beschäftigten wöchentlich wiederkehrende Schichtmuster zu. Zum Beispiel: "Ali — Montag, Mittwoch, Freitag: Frühschicht". Mit "Automatisch erstellen" werden die Schichten der kommenden Woche aus diesen Mustern erzeugt.
Im Reiter "Wochenplan" können Sie über die Schaltfläche "Hinzufügen" für ein bestimmtes Datum und einen bestimmten Mitarbeiter eine Schicht zuweisen. Bei Auswahl einer Vorlage werden die Zeiten automatisch eingetragen. Bestehende Zuweisungen lassen sich durch Wischen nach links löschen.
Erstellen Sie im Reiter "Abwesenheiten" Anträge für Mitarbeitende: Jahresurlaub, Krankheit, persönliche Gründe, Elternzeit, gesetzlicher Feiertag oder unbezahlter Urlaub. Genehmigen Sie ausstehende Anträge oder lehnen Sie sie unter Angabe eines Grundes ab. Für genehmigte Abwesenheiten werden keine Schichten automatisch erstellt.
Kapitel 15
Starten Sie die Einrichtung im Menü "Treueprogramm" über die Schaltfläche "Programm erstellen". Legen Sie die Punkterate fest (z. B. jede 1 ₺ = 1 Punkt). Stellen Sie die Einlöserate ein (z. B. 100 Punkte = 1 ₺). Definieren Sie Willkommens- und Geburtstagsboni.
Definieren Sie Stufen wie Bronze, Silber und Gold. Legen Sie für jede Stufe eine Mindestpunktzahl und einen Punktemultiplikator fest. Kunden steigen automatisch auf, sobald sie genügend Punkte gesammelt haben.
Erstellen Sie Regeln für den Punkteerwerb: leistungsbezogener Bonus, Extrapunkte zu bestimmten Zeiten, Belohnung für aufeinanderfolgende Besuche oder Empfehlungsbonus. Für jede Regel lassen sich Mindestbetrag, Multiplikator und Gültigkeitsdauer einstellen.
Sehen Sie im Reiter "Mitglieder" den Punktestand, die Stufe sowie die gesamten Erwerbe und Einlösungen aller Treueprogramm-Mitglieder ein. Punkte können manuell hinzugefügt oder abgezogen werden.
Kapitel 16
Ändern Sie die Oberflächensprache der App unter "Einstellungen" > "Spracheinstellungen". Unterstützte Sprachen: Türkisch, Englisch, Deutsch, Arabisch und Russisch. Die Änderung wird sofort übernommen.
Wählen Sie im Kundendatensatz die Sprache des Kunden; Nachrichten und der Vertragsausdruck werden in dieser Sprache erstellt (Türkisch, Englisch, Deutsch, Arabisch, Russisch; Arabisch von rechts nach links). Die Oberflächensprache der App wählen Sie selbst.
Kapitel 17
Erstellen Sie eine neue Galerie über das Menü "Galerieverwaltung" oder mit der Schaltfläche "Galerie erstellen" in der Buchungsansicht. Wählen Sie den Kunden und legen Sie Auswahlgrenzen, Phasendauern und den Benachrichtigungskanal (SMS, WhatsApp, E-Mail) fest.
Öffnen Sie die Galeriedetails und laden Sie Fotos per Drag & Drop oder Mehrfachauswahl hoch (JPG, PNG, WebP). Der Upload läuft im Hintergrund weiter; wird er unterbrochen, wählen Sie einfach denselben Ordner erneut – nur fehlende Dateien werden hochgeladen. Fotos werden automatisch optimiert, damit sie schnell laden.
Laden Sie Ihre Albumkataloge (Bilder oder PDF) im Katalog-Tab hoch. Der Kunde bestellt, indem er Modell, Farbe und Coverangaben aus dem Katalog wählt. Laden Sie die Designseiten hoch, ordnen Sie sie per Drag & Drop und senden Sie sie dem Kunden, der sie freigibt oder eine Überarbeitung anfordert.
Wenn Sie die Galerie mit Ihrem Kunden teilen, kann dieser die Fotos auswählen, die ihm gefallen. Sie können ein Auswahllimit festlegen (z. B. 20 aus 50 Fotos). Die Auswahl des Kunden erscheint in Echtzeit in Ihrem Panel.
In der Phase der finalen Freigabe können Kunden zu jedem Foto eine eigene Überarbeitungsnotiz hinterlassen: Retusche, Zuschnitt, Farbkorrektur usw. Die Notizen werden im Galerie-Panel nach Phase und Foto aufgelistet; Fotos mit offener Überarbeitung stehen ganz oben.
Wenn Sie das Wasserzeichen in den Galerie-Einstellungen aktivieren, werden die Fotos in der Kundengalerie mit Ihrem Firmennamen als Wasserzeichen angezeigt. Berechtigungen für Einzel- und Sammel-Downloads (ZIP) schalten Sie pro Galerie getrennt ein oder aus.
Ihr Kunde wird automatisch per SMS, WhatsApp oder E-Mail benachrichtigt, wenn die Galerie veröffentlicht wird, wenn Fotos zur finalen Freigabe und das Albumdesign gesendet werden und wenn das Album fertig ist. Sie erhalten eine sofortige Benachrichtigung, wenn der Kunde die Auswahl abschließt, eine Überarbeitung anfordert oder ein Album bestellt.
Kapitel 18
Sie können alle in der vorinstallierten Kalender-App Ihres iPhones, iPads oder Android-Telefons gespeicherten Termine (einschließlich aller auf dem Gerät hinzugefügten iCloud-, Gmail- und Outlook-Konten) mit einem Tippen nach Ajandam übertragen — Sie müssen keine .ics-Datei herunterladen und hochladen. Öffnen Sie in der mobilen App unter Einstellungen > Import die Karte "Kalender-App des Geräts" und tippen Sie auf "Mein Gerät scannen". Das System fragt nach der Berechtigung und listet anschließend alle Ihre Kalender auf. Wählen Sie die zu übertragenden Jahre (die letzten 3 Jahre + dieses Jahr + nächstes Jahr) sowie die Kalender aus und tippen Sie auf "Importieren". Das System gleicht Termintitel automatisch mit vorhandenen Kundennamen ab; ohne Treffer werden sie unter dem Platzhalter "Gerätekalender" gesammelt und können später dem tatsächlichen Kunden zugeordnet werden.
Wählen Sie in der Webversion des jeweiligen Programms unter Berichte → Jahres-/Monatsreservierungsbericht das zu übertragende Jahr aus und laden Sie die Datei im XLS-Format (Excel) herunter. Wählen Sie in Ajandam Einstellungen > Import > "Düğün Takip / Stüdyo Takip" und laden Sie die heruntergeladene Datei hoch. Schließen Sie die Seite während des Hochladens und der Verarbeitung nicht; nach Abschluss werden Sie benachrichtigt. Ihre vorhandenen Daten bleiben erhalten, Datensätze mit demselben Datum und denselben Kundendaten werden aktualisiert.
Wenn Sie den Import vom Desktop oder einem anderen Gerät durchführen, nutzen Sie die .ics-Methode. Bei Apple iCloud können Sie einen Freigabelink ("webcal://...") abrufen und die .ics-Datei herunterladen, indem Sie das vorangestellte webcal in https ändern. Verwenden Sie in Google Calendar den Link "Öffentliche Adresse im iCal-Format" aus den Kalendereinstellungen. In Outlook erhalten Sie den ICS-Link über das Menü "Kalender veröffentlichen".
Eine ausführliche visuelle Anleitung, die anhand von Telefon- und Browser-Mockups für Apple iCloud, Google Calendar und Microsoft Outlook zeigt, welche Schaltfläche Sie drücken müssen, finden Sie unter ajandam.app/kilavuz/takvim-aktarimi. Nummerierte rote Markierungen zeigen anschaulich, wo Sie in jedem Schritt tippen müssen.
Zur ausführlichen, bebilderten Anleitung →Bereiten Sie Ihre Kundenliste (Name, Telefon, E-Mail, Adresse), Reservierungsliste (Datum, Kunde, Leistung, Preis) oder Leistungsliste (Leistungsname, Preis, Dauer) im Excel- (.xlsx) oder CSV-Format vor. Wählen Sie in Ajandam > Einstellungen > Import > "Excel / CSV" und laden Sie die Datei hoch. Das System ordnet die Spalten automatisch zu.
Sie können Ihre Leistungen in Kategorien gruppieren: z. B. „Schnitt“, „Farbe“ und „Pflege“ unter „Haare“; „Reinigung“ und „Laser“ unter „Haut“. Legen Sie Kategorien über die Schaltfläche „Kategorien“ oben rechts auf der Leistungsseite an und wählen Sie dann im Bearbeitungsfenster jeder Leistung eine aus der Liste „Kategorie“. Importierte Leistungen werden unten auf der Leistungsseite im eigenen Bereich „Importierte …“ gesammelt; dort können Sie sie bearbeiten oder löschen.
Kapitel 19
Das Zahnradsymbol („Integrationseinstellungen“) oben rechts im Bildschirm „E-Rechnungen“ öffnet die Seite „E-Rechnungs-Integration“. Haben Sie ein Ajandam-E-Rechnungs-Konto, tippen Sie auf der Karte „Ajandam E-Rechnung“ auf „Verbinden“, geben die Daten des im Integrator-Portal angelegten neuen Benutzers ein und verbinden mit „Testen“ und „Speichern“; ohne Konto beantragen Sie es über „E-Rechnung aktivieren“. Ein KolayBi- oder Paraşüt-Konto verbinden Sie im Bereich „Drittanbieter-Integratoren“. Die E-Rechnung ist Teil des Pro-Tarifs; eine separate Integrator-Abogebühr fällt nicht an, bei Ajandam E-Rechnung wird pro Beleg ein Credit verbraucht.
Zur ausführlichen, bebilderten Anleitung →Zum 1. Januar 2026 wurde die E-Archiv-Schwelle im Erlass der türkischen Finanzverwaltung (GİB) aufgehoben. Die neue Regel: Ist der Empfänger E-Rechnungs-pflichtig, wird eine E-Rechnung ausgestellt; ist er es nicht, wird unabhängig vom Betrag ein E-Archiv-Beleg ausgestellt. Bei der Verbindung mit Ajandam E-Rechnung wird nach Eingabe der Steuer-/Identifikationsnummer automatisch geprüft, ob der Empfänger teilnimmt, und das Szenario entsprechend gewählt; nimmt er nicht teil oder liegt das Rechnungsdatum vor seinem Registrierungsdatum, ist das Szenario auf E-Archiv festgelegt. Ist die Prüfung nicht möglich, erscheint ein Hinweis; wählen Sie im Zweifel E-Archiv.
Öffnen Sie die Seite „Neue E-Rechnung“ über „Neue Rechnung hinzufügen“ im Bereich „Rechnungsverlauf“ einer Reservierung oder über „Neue Rechnung“ im Bildschirm „E-Rechnungen“; aus einer Reservierung heraus werden Empfängerdaten und Zahlungen als Positionen übernommen. Prüfen Sie Rechnungsart, MwSt.-Satz und Positionen, sehen Sie sie mit „Vorschau“ an und senden Sie mit „Bestätigen & senden“. Mit „Entwurf speichern“ behalten Sie sie, ohne zu senden.
Zur ausführlichen, bebilderten Anleitung →Im Bildschirm „E-Rechnungen“ stehen die Rechnungen in den Reitern „Ausgehend“, „Eingehend“ und „Entwurf“; die Status lauten Entwurf, In Bearbeitung, Gesendet, Fehler, Storniert und Empfangen, und der GİB-Status steht unter jeder Zeile. Bei einer fehlerhaften Rechnung steht der Grund im „Statusverlauf“ der Rechnungsdetails; beheben Sie das Problem und tippen Sie in der Liste auf „Erneut senden“. Einen Bearbeitungsbildschirm für Entwürfe gibt es nicht; löschen Sie einen fehlerhaften Entwurf und legen Sie ihn neu an. Auf eingehende Handelsrechnungen antworten Sie innerhalb von 8 Tagen mit „Annehmen“ oder „Ablehnen“; das verbraucht keine Credits.
Mit Ajandam E-Rechnung gesendete E-Rechnungen und E-Archiv-Belege werden aus einem gemeinsamen Credit-Pool verbraucht. Pakete: 250, 500, 1000, 2500 Credits. Jeder erfolgreich bei GİB eingegangene Beleg (auch Rückgaberechnungen) und jede empfangene Rechnung verbraucht 1 Credit; Schematron-Ablehnungen (Formatfehler), Stornierungen, Wiederholungen, Anwendungsantworten (Annahme/Ablehnung) und das Speichern von Entwürfen verbrauchen keine. Credits kaufen und den Verbrauchsverlauf sehen Sie unter „Credit-Pakete“ auf der Seite „E-Rechnungs-Integration“; am Computer steht das Restguthaben auch in der oberen Leiste. Bei einer Verbindung mit KolayBi oder Paraşüt werden keine Ajandam-Credits verbraucht. Ein separater E-Lieferschein (e-İrsaliye) wird nicht ausgestellt; Lieferscheinnummer und -datum können der Rechnung hinzugefügt werden.
Über „E-Mail-Einstellungen für Buchhalter“ auf der Seite „E-Rechnungs-Integration“ beziehen Sie Ihren Steuerberater auf zwei Wegen ein: Laden Sie ihn im Reiter „Panel-Zugang“ per E-Mail ein, damit er Ihre ein- und ausgehenden Rechnungen und E-Archiv-Belege sieht (die Einladung gilt 30 Tage), oder lassen Sie ihm im Reiter „E-Mail-Bericht“ Ihre Rechnungsberichte im gewählten Rhythmus (wöchentlich oder monatlich) per E-Mail senden.
Wenn Sie Ihr Konto schließen möchten, füllen Sie unter Profil > „Konto schließen“ das Antragsformular aus. Das Team von Aura Media kontaktiert Sie per WhatsApp und sendet eine Austritts-E-Mail an QNB. Nach der Bestätigung wird eine ZIP-Datei (XML + PDF + CSV) mit Rechnungen, Kunden, Reservierungen und Finanzdaten des letzten Jahres erstellt und mit Ihnen geteilt. 30 Tage lang haben Sie weiterhin Zugriff und können den Antrag in dieser Zeit zurückziehen. Nach 30 Tagen wird das Konto endgültig geschlossen und die Nutzerdaten werden gelöscht (gesetzlich aufzubewahrende e-Rechnungen bleiben beim Integrator).
Kapitel 20
Sie können eine Aufgabe im Dashboard über den Reiter "Aufgaben" oder in den Reservierungs-/Kundendetails über die Schaltfläche "Neue Aufgabe" erstellen. Ergänzen Sie Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum, zugewiesenen Mitarbeiter, Priorität (Niedrig / Normal / Hoch) und Tags. Neben den Systemtags ("In Bearbeitung", "Zahlung ausstehend", "Wartend") können Sie auch eigene Tags definieren.
Aufgaben sind in 3 Reiter gegliedert: Offen, Erledigt, Alle. Durch Klicken auf die Tag-Überschriften können Sie nach Tags filtern. In jeder Aufgabenzeile erscheinen die Tags als farbcodierte Badges. Klicken Sie auf eine Aufgabenkarte, um die Details zu sehen und sie zu bearbeiten.
In der mobilen App markieren Sie Aufgaben durch Wischen nach links als erledigt und brechen sie durch Wischen nach rechts ab. Abgebrochene Aufgaben landen im Bereich "Papierkorb"; von dort können Sie sie wiederherstellen oder endgültig löschen.
Zu jeder Aufgabe können Sie optional eine Erinnerungszeit hinzufügen. Bei Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind, erhalten Sie Benachrichtigungen: bei der Zuweisung, wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt und wenn es überschritten wurde. Ihre Benachrichtigungseinstellungen verwalten Sie kanalweise (Push / E-Mail / WhatsApp) unter Einstellungen > Benachrichtigungen > Aufgaben.
Sie können Aufgaben bestimmten Mitarbeitenden zuweisen; die zugewiesene Person erhält eine aufgabenspezifische Push-Benachrichtigung. Hat ein Mitarbeiter keine Berechtigung "Aufgaben ansehen", kann er außer den von ihm selbst zugewiesenen Aufgaben keine anderen sehen (Teil des granularen Berechtigungssystems).
Kapitel 21
Öffnen Sie Ihre Leistungsseite in der Gruppe „Definitionen“ des linken Menüs (ihr Name hängt von Ihrer Branche ab, z. B. „Leistung/Produkt“ oder ein Paketname; auf dem Smartphone im Menü „Alle“) und legen Sie mit „+“ unten rechts eine neue Leistung an. Sie können Titel, Beschreibung, Preis, eine optionale Kategorie, Dauer (Minuten) und Farbe angeben; der Preis fließt in den Reservierungsbetrag ein. Für Zusätze wie ein Album oder zusätzliche Abzüge setzen Sie im Fenster das Häkchen bei „Als zusätzliche … hinzufügen“.
Sie können Ihre Leistungen in Kategorien gruppieren (z. B. „Haare“, „Haut“, „Nägel“). Öffnen Sie über die Schaltfläche „Kategorien“ oben rechts auf der Leistungsseite die „Kategorienverwaltung“ und legen Sie Kategorien an; wählen Sie dann im Bearbeitungsfenster jeder Leistung eine aus der Liste „Kategorie“. Leistungsliste und Leistungsauswahl im Reservierungsformular zeigen Kategorieüberschriften. Kategorien haben nur eine Ebene und sind keine Programme; Programme legen Sie auf der Seite „Programme“ an.
Zur ausführlichen, bebilderten Anleitung →Leistungen, die Sie per Excel/CSV oder aus einem anderen Programm importieren, werden unten auf der Leistungsseite im eingeklappten Bereich „Importierte …“ gesammelt. Tippen Sie auf die Überschrift, um ihn zu öffnen; dort können Sie diese Leistungen bearbeiten oder löschen.
Sie können jeder Leistung die Mitarbeitenden zuweisen, die sie erbringen können. Im Reservierungsformular erscheinen bei der Leistungsauswahl nur berechtigte Mitarbeitende. Ist für eine Leistung überhaupt kein Mitarbeiter berechtigt, wird sie als "Nicht verfügbar" markiert.
Ein Programm ist eine Veranstaltungsart (z. B. Hochzeit mit Essen, Henna-Abend) oder der Name eines Saals, Bereichs oder Raums und hat nur einen Namen und eine Farbe. Es ist keine Leistung, kein Paket und keine Kategorie. Programme legen Sie auf der Seite „Programme“ in der Gruppe „Definitionen“ des linken Menüs an; Sie wählen sie im Feld „Programm“ des Reservierungsformulars, und sie bestimmen die Farbe der Reservierung im Kalender. Eine Kategorie statt eines Programms anzulegen ist ein häufiger Fehler; wie Sie ihn korrigieren, erklärt die ausführliche Anleitung.
Zur ausführlichen, bebilderten Anleitung →Sie können uns bei Fragen direkt kontaktieren. Pro-Nutzer erhalten bevorzugten Support.