Schritt-für-Schritt-Anleitung

Online-Einladung: Erstellen, Teilen und Rückmeldungen verfolgen

Mit dieser Anleitung erstellen Sie eine Online-Einladung zu einer Reservierung, teilen den Link mit Ihrem Brautpaar und den Gästen und verfolgen die Teilnahmerückmeldungen (RSVP) im Panel.

Wer kann es nutzen?

Digitale Einladungen stehen Hochzeitssälen, Eventlocations und Veranstaltern im Pro-Tarif ohne Aufpreis zur Verfügung. In diesen Branchen heißt der Menüpunkt „Einladungen & EventDrop“.

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So erstellen Sie eine Einladung

Eine Einladung können Sie an drei Stellen beginnen: mit dem Schalter „E-Einladung erstellen“ im neuen Reservierungsformular, mit „Einladung erstellen“ auf der Karte „Einladungen & EventDrop“ einer gespeicherten Reservierung oder mit „Neue Einladung“ auf der Seite „Einladungen & EventDrop“ im Menü. Füllen Sie das Formular so aus:

  1. 1Wählen Sie die „Veranstaltungsart“. Haben Sie Programme angelegt, erscheint die Liste als „Programm wählen“; sonst wählen Sie eine Art wie Hochzeit, Verlobung oder Henna-Abend.
  2. 2Füllen Sie „Veranstaltungstitel“, „Name 1“ und „Name 2“ sowie Datum und Uhrzeit aus.
  3. 3Geben Sie „Veranstaltungsort“ und „Adresse“ ein; die Karte und die Schaltfläche „Route anzeigen“ auf der Gästeseite nutzen diese Angaben.
  4. 4Fügen Sie bei Bedarf eine „Persönliche Nachricht“ und „Zusatzinfos“ hinzu (z. B. Ort der Trauung oder Uhrzeit, zu der die Braut abgeholt wird).
  5. 5Wählen Sie eine zur Veranstaltungsart passende „Vorlage“ und legen Sie „Schriftart“ und „Textfarbe“ fest. Gefallen Ihnen die Vorlagen nicht, nutzen Sie stattdessen „Eigenes Einladungsbild hochladen“.
  6. 6Tippen Sie auf „Einladung erstellen“. Die Einladung wird sofort veröffentlicht und ihr Link erstellt.
Achtung: Bei einem eigenen Bild werden Namen, Datum und Ort nicht darüber gedruckt; achten Sie darauf, dass diese Angaben bereits im Bild stehen.
Tipp: Wenn Sie aus einer Reservierung heraus starten, sind Namen, Datum und Ihr gespeicherter Standard-Veranstaltungsort bereits ausgefüllt.
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Automatische Entwürfe und Einladungseinstellungen

  • Das Zahnradsymbol oben rechts auf der Seite „Einladungen & EventDrop“ öffnet die „Einladungseinstellungen“. Dort legen Sie die „Standardvorlage“, Ihre Adressen unter „Gespeicherte Adressen“ und „EventDrop standardmäßig an“ fest.
  • Ist „Einladung automatisch erstellen“ eingeschaltet, entsteht für neue Reservierungen automatisch ein Einladungsentwurf. Tippen Sie nach dem Ändern der Einstellung unbedingt auf „Speichern“; nicht gespeicherte Einstellungen gelten nicht.
  • Der Link eines Entwurfs ist für Gäste nicht erreichbar. Prüfen Sie den Entwurf und tippen Sie auf der Reservierungskarte oder in den Einladungsdetails auf „Veröffentlichen“.
  • Automatische Entwürfe erhalten keinen EventDrop-Link; wenn Sie einen möchten, fügen Sie ihn auf der Reservierungskarte mit „Erstellen“ hinzu.
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Die Einladung teilen

  1. 1Tippen Sie auf der Karte „Einladungen & EventDrop“ der Reservierung unter „Einladungslink“ auf „Kopieren“ oder „Teilen“; mit „Öffnen“ prüfen Sie die Seite, die Ihre Gäste sehen.
  2. 2Auch in den Einladungsdetails gibt es die Schaltflächen „Einladungslink kopieren“, „Teilen“ und „Einladung ansehen“.
  3. 3„Teilen“ öffnet das Teilen-Menü Ihres Smartphones. Senden Sie den Link per WhatsApp oder einer anderen App an Ihr Brautpaar; es leitet ihn an die Gäste weiter.
  • Ajandam verschickt die Einladung nicht von selbst per SMS oder WhatsApp; den Link teilen Sie selbst.
  • Gäste müssen sich nicht registrieren. Die Einladungsseite bietet einen Countdown, eine Karte des Veranstaltungsorts sowie die Schaltflächen „Route anzeigen“, „Teilen“ und „Herunterladen“.
Achtung: Der Link funktioniert nur bei einer veröffentlichten Einladung. Wer den Link eines Entwurfs oder einer archivierten Einladung öffnet, sieht die Seite „Einladung nicht gefunden“.
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Teilnahmerückmeldungen (RSVP) verfolgen

Gäste antworten über die Schaltfläche „Teilnahme bestätigen“ auf der Einladungsseite: Sie wählen, ob sie kommen, nicht kommen oder vielleicht kommen, geben ihren Namen ein und – wenn sie kommen – die Zahl der Personen. Telefon und Nachricht sind optional.

  1. 1Auf der Karte „Einladungen & EventDrop“ der Reservierung sehen Sie zusammengefasst, wie viele Personen teilnehmen („… Personen nehmen teil“).
  2. 2Für Details tippen Sie auf der Karte auf „Verwalten“ (je nach Berechtigung „Details“) oder tippen auf der Seite „Einladungen & EventDrop“ die Einladung an.
  3. 3Im Bereich „Teilnahmerückmeldungen (RSVP)“ sehen Sie die Zahlen für „Nimmt teil“, „Nimmt nicht teil“ und „Vielleicht“.
  4. 4Öffnen Sie die „Gästeliste“, um Namen, Notiz und Personenzahl jedes Gastes zu sehen.
  • Das Feld „Nimmt teil“ zeigt die Gesamtzahl der kommenden Personen, die beiden anderen Felder die Zahl der Rückmeldungen.
  • Antwortet ein Gast erneut mit derselben Telefonnummer, wird seine Rückmeldung aktualisiert.
  • Bei neuen Rückmeldungen werden Sie nicht benachrichtigt, und die Liste lässt sich nicht exportieren; Sie verfolgen die Rückmeldungen im Panel.
  • Nach Beginn der Veranstaltung schließt sich das Rückmeldeformular.
Achtung: Die Namen der Gäste, die zusagen oder „vielleicht“ angeben, sind in der Liste „Teilnehmer“ auf der Einladungsseite für alle sichtbar; Telefonnummern werden nicht angezeigt.
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Bearbeiten und löschen

  • Tippen Sie in den Einladungsdetails auf „Bearbeiten“, um im Bildschirm „Einladung bearbeiten“ Angaben und Vorlage zu ändern.
  • Prüfen Sie nach Änderungen mit „Einladung ansehen“ die Seite und das Bild, die Ihre Gäste sehen.
  • Einladungs- und EventDrop-Links werden 3 Monate nach dem Veranstaltungsdatum automatisch gelöscht.
  • Löschen Sie die Einladung, werden auch alle Rückmeldungen gelöscht, und die zu EventDrop hochgeladenen Fotos und Videos gehen endgültig verloren.

Häufig gestellte Fragen

Müssen sich Gäste registrieren?

Nein. Gäste öffnen den Link, sehen die Einladung und antworten, indem sie ihren Namen eingeben.

Schickt Ajandam die Einladung an meinen Kunden?

Nein, die Einladung wird nicht per automatischer Nachricht verschickt. Sie geben den Link mit „Kopieren“ oder „Teilen“ weiter, und Ihr Brautpaar teilt ihn mit den Gästen.

Kosten Einladungen extra, und wie viele kann ich erstellen?

Digitale Einladungen sind im Pro-Tarif enthalten; es fallen keine Zusatzkosten an, und die Anzahl der Einladungen ist nicht begrenzt.

Kann ich eine eigene Vorlage hinzufügen?

Die Vorlagen werden von Ajandam erstellt; Unternehmen können keine Vorlagen hinzufügen. Stattdessen können Sie ein selbst gestaltetes Bild mit „Eigenes Einladungsbild hochladen“ verwenden.

Wie lange bleibt die Einladungsseite online?

Die Einladung und der EventDrop-Link werden 3 Monate nach dem Veranstaltungsdatum automatisch gelöscht.

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Erstellen Sie Ihre erste Einladung

Öffnen Sie im Panel eine Reservierung und erstellen Sie Ihre Einladung in wenigen Minuten über die Karte „Einladungen & EventDrop“.

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