Пошаговое руководство

Меморандум: форма соглашения по мероприятию

Это руководство объясняет, что такое меморандум и зачем он нужен. Вы один раз задаёте дополнительные пункты и затем печатаете меморандум из любого бронирования одной кнопкой.

Для кого это?

Меморандум доступен свадебным и банкетным залам и организаторам мероприятий. Он работает на всех тарифах без доплаты.

1

Что такое меморандум и зачем он нужен?

Меморандум — это распечатка с заголовком «MEMORANDUM / MUTABAKAT FORMU» (на русском — «МЕМОРАНДУМ / СОГЛАШЕНИЕ»), где на одной странице собрано всё, о чём вы договорились с клиентом в бронировании. Так до мероприятия у обеих сторон одинаковая информация о дате, пакете, дополнительных услугах и оплате. В ней указываются:

  • Данные клиента: имя и фамилия (вместе с именем партнёра, если оно сохранено), номер удостоверения личности (TC), телефон, эл. почта и адрес.
  • Данные мероприятия: дата, время, программа, пакет/услуга и заполненные в форме поля вашей сферы (например, число гостей, концепция).
  • Партнёры по услугам, партнёр-решение, дополнительные пожелания и заметки.
  • Финансовая сводка: сумма пакета, доп. услуги, скидка, НДС, итог, оплачено и остаток.
  • Дополнительные пункты, заданные в настройках, а в самом низу — поле для имени и даты/подписи уполномоченного лица вашей компании.
Важно: В распечатку попадают и заметки из формы, и вознаграждения партнёров: «Заметки о клиенте» печатаются как «Примечание клиента», а «Заметки к бронированию» — как «Примечание компании». Проверьте распечатку, прежде чем передать её клиенту.
2

Задайте дополнительные пункты один раз

Правила, которые должны стоять внизу каждого меморандума (например, сколько часов можно пользоваться залом или срок изменения меню), вы пишете один раз — дальше они автоматически попадают в каждую распечатку.

  1. 1Откройте настройки (на широком экране — в группе «Система» левого меню, на телефоне — в меню «Все»).
  2. 2Нажмите карточку «Правила отмены и предоплаты». Открывшееся окно называется «Отмена, предоплата и меморандум».
  3. 3Впишите свои пункты в поле «Меморандум — дополнительные пункты»; каждую строку можно писать как отдельный пункт.
  4. 4Нажмите «Сохранить».
Важно: «Правила отмены» и поля предоплаты в меморандум не печатаются. Если условия отмены и задатка должны быть в распечатке, впишите их тоже в поле дополнительных пунктов.
Совет: Пункты печатаются в точности так, как написаны, и автоматически не нумеруются. Если нужны номера или маркеры, поставьте их в начале строк сами.
3

Как распечатать меморандум

  1. 1Заполните бронирование и сохраните его. В окне «Бронирование сохранено» нажмите «Меморандум».
  2. 2Чтобы распечатать позже, откройте бронирование и нажмите «Меморандум» внизу карточки «Договор и действия» (у бронирований в статусе предложения карточка называется «Действия с предложением»).
  3. 3В веб-панели меморандум открывается в новой вкладке, и появляется окно печати браузера. В приложении для телефона и планшета открывается окно печати/PDF вашего устройства.
  4. 4Распечатайте его или сохраните как PDF из окна печати.
Совет: Меморандум формируется из данных, которые сейчас в форме, и отдельно не сохраняется. Если вы что-то изменили, сначала нажмите «Сохранить», а затем распечатайте заново.
4

Передача клиенту и подпись

  • В Ajandam нет электронной подписи, а у меморандума нет ссылки для отправки.
  • Его можно распечатать и передать лично или сохранить как PDF и самостоятельно отправить по эл. почте или в WhatsApp.
  • Внизу документа стоит фраза «Настоящий меморандум утверждён уполномоченным представителем предприятия.» и поле для имени и даты/подписи только уполномоченного лица компании; поля для подписи клиента нет.
  • Если нужен документ за подписью клиента, используйте договор: на странице договора есть отдельные поля подписи для клиента и компании, его можно распечатать и подписать.
5

Язык документа и логотип

  • Меморандум составляется на турецком, английском, немецком, русском или арабском языке в зависимости от поля «Язык клиента (документы, валюта и код телефона)» в форме бронирования — независимо от языка, на котором вы пользуетесь приложением.
  • Заголовки и стандартные формулировки переводятся на выбранный язык. Названия полей вашей сферы, ваши дополнительные пункты, названия пакетов и заметки остаются как написаны.
  • Суммы указываются в валюте бронирования.
  • Вверху документа — название и логотип вашей компании. Логотип загружается в профиле на вкладке «Бренд и фото», в разделе «Логотип бренда».

Часто задаваемые вопросы

Чем меморандум отличается от договора?

Договор создаётся по шаблону, который вы готовите в разделе «Договоры / Формы», и его можно отправить клиенту ссылкой. Меморандуму шаблон не нужен: это распечатка соглашения, которая мгновенно формируется из данных бронирования, и её можно только распечатать или сохранить как PDF.

Я не вижу кнопку «Меморандум».

Кнопка есть только у свадебных и банкетных залов и организаторов мероприятий и появляется после сохранения бронирования. В новом бронировании сначала нажмите «Сохранить»; проверьте свою сферу в настройках.

Почему моих правил отмены нет в меморандуме?

«Правила отмены» и поля предоплаты в меморандум не печатаются. Чтобы эти условия попали в распечатку, впишите их в поле «Меморандум — дополнительные пункты» в том же окне.

Сохраняется ли меморандум? Можно ли найти его позже?

Меморандум отдельно не сохраняется. Вы можете в любой момент открыть бронирование и кнопкой «Меморандум» распечатать новый экземпляр с актуальными данными. Если нужно сохранить именно ту версию, что получил клиент, сохраните её как PDF.

Я нажал «Меморандум» в веб-панели, но окно печати не открылось.

Меморандум открывается в новой вкладке браузера. Если браузер блокирует всплывающие окна, вкладка может не открыться; разрешите всплывающие окна для panel.ajandam.app через уведомление в адресной строке и попробуйте снова.

Похожие руководства

Программа или категория?Добавляйте программы в нужном месте и исправьте ошибку, если по ошибке добавили категорию.Как мои клиенты получают уведомления?Канал по умолчанию, настройки модулей, согласия в бронировании, кредиты и чек-лист «почему не ушло сообщение».

Задайте дополнительные пункты прямо сейчас

Откройте в панели «Настройки» > «Правила отмены и предоплаты» и один раз впишите пункты меморандума — дальше они автоматически попадут в каждую распечатку.

Перейти в панельВернуться к руководству